Descripción
médicos sin fronteras, msf, es una organización médico-humanitaria de carácter internacional que aporta su ayuda a poblaciones en situación precaria y a víctimas de catástrofes de origen natural o humano y de conflictos armados, sin discriminación por raza, religión o ideología política.
- msf está presente en más de 80 países, con cerca de 465 proyectos en marcha. Contamos con más de 6.3 millones de socios y colaboradores en todo el mundo y nos avalan más de 50 años de experiência en acción médica y humanitaria. La labor de msf fue reconocida por el premio nobel de la paz en 1999.
- objetivo del puesto
- realizar tareas administrativas y hacer un seguimiento de la contabilidad de proyectos, conforme a las indicaciones del gestor de administración y los procedimientos de msf, a fin de garantizar el cumplimiento legal y mantener un control estricto sobre los recursos financieros.
responsabilidades y funciones
- realizar las tareas relacionadas con temas administrativos y legales, bajo la supervisión del gerente de administración, comprobando los cálculos de nómina y actualizando las fichas del personal a fin de garantizar la precisión, el cumplimento y los pagos puntuales.
- poner en práctica procedimientos de gestión de caja a fin de garantizar el mayor control y la seguridad, y asegurar la disponibilidad de efectivo.
- preparar contratos de empleo de conformidad con los requisitos legales, incluyendo enmiendas específicas cuando sea necesario a fin de garantizar el cumplimento de las leyes laborales y fiscales.
- entrar datos a la base de datos de rr. Hh. y los archivos de personal, y mantenerlos actualizados a fin de facilitar la administración de los procesos de rr. Hh.
- actualizar los archivos de personal en temas de la seguridad social e impositivos a fin de cumplir con todos los requisitos y obligaciones legales.
- emitir los recibos de sueldo mensuales de todo el personal, editando y actualizando los datos necesarios, a fin de garantizar la puntualidad y precisión de la nómina del personal.
- emitir el recibo de sueldo final y el certificado de empleo al final de un contrato a fin de cumplir con los requisitos legales mientras se defienden los intereses de msf.
- hacer un seguimiento de todas las fechas de vencimiento de los contratos de arrendamiento e informar al gestor de administración a fin de dejar tiempo suficiente para pactar una renovación o buscar otra alternativa.
- asistir al gestor de administración en la previsión mensual de tesorería y de planificación a fin de asegurar la cobertura de necesidades diarias, adelantos de sueldo, nómina, etc.
- procesar el pago a proveedores y mantener un control estricto de toda la documentación que se utilice, informando al gerente de administración de cualquier tipo de diferencia.
- llevar a cabo todas las tareas y actividades contables a fin de garantizar el control estricto de los gastos y la fiabilidad de los resúmenes de cuentas y la documentación.
- poner a disposición del personal toda la información administrativa disponible (publicación, reuniones, etc.)
- clasificar y preparar todos los registros contables conforme lo solicite el gestor de administración.
- archivar los documentos contables e ingresar los registros contables al software de contabilidad, con el apoyo del gestor de administración y/o gestor contable.
dar apoyo al gestor de administración para traducir los documentos al idioma local. Ayudar al gestor de administración en reuniones cuando lo solicita.
responsabilidades especificas en la sección msf
finanzas
- manejo de caja chica, asegurando el flujo de efectivo según las operaciones.
- elaboración de arqueo semanal y mensual según calendario de finanzas.
- seguimiento de comprobantes de gastos, asegurando que cada uno cuente con el soporte correspondiente.
- da soporte al equipo logístico y trabajo social para apertura y cierre de avances.
- elaboración de solicitudes de pagos recurrentes de administración (rentas, servicios ) y cálculo de viáticos.
- cargo de los pagos requeridos al portal bancario.
elaboración de cuadro comparativo de cotizaciones (cba)
- registro de los movimientos contables mensuales en libro de caja y banco en el programa contable
elaboración de carátulas y preparación de la información física para asegurar el registro correcto de cada gasto.
- realiza las correcciones oportunas (descripciones, cuentas, actividades, etc.) indicadas por el gestor/a de contabilidad antes de sincronizar
realiza cierre contable en el programa contable
- revisar el uso/implementación de la tabla de validación para procesar los ingresos, reportando a la gestor/a de fin/hr del proyecto cualquier desviación
- recursos humanos
- elaboración y control de incidencias para pago de nómina.
registro de incidencias mensuales en base de datos msf (homère).
- elaboración de contratos y adendas del staff.
actualización y gestión (registro en homere y envió a coordinación) de expedientes físicos y electrónicos del staff.