Requisitos:
- Licenciatura en área administrativa.
- Conocimiento en el uso de SAP.
- Uso de excel.
Descripción del empleo:
- Proporcionar soporte administrativo al área comercial mediante la verificación y validación de documentos e información en SAP, el registro y actualización de inventarios, seguimiento de pedidos, proyectos y facturación. Apoyar en la revisión de lineamientos de entrega, control de kits y equipos, y preparación de reportes precisos para la Dirección Comercial, con el fin de asegurar la trazabilidad de operaciones, minimizar errores y contribuir a la eficiencia del proceso de ventas.
- Funciones:
- 1. Emisión, envío y control administrativo de toda la facturación electrónica, remisiones, cartas porte y notas de crédito a clientes tanto nacionales como extranjeros (SAT, vendedores foráneos, ventas Querétaro)
- Alta de facturas en los portales correspondientes (cuando aplique).
- Envío de facturas a los correos electrónicos correspondientes cuando el proceso de pago de los clientes lo requiera.
- Envío de facturas con evidencia a los correos electrónicos correspondientes para solicitar entrada para el ingreso a portal cuando el proceso de pago de los clientes lo requiera.
- Conferencias con los clientes para solicitar datos correcto de Facturacion ( EN CASO DE TENER DUDAS)
- Solicitar al departamento de LOGISTICA las evidencias de los envio diariamente Seguimiento de Cancelaciones y refacturaciones hasta la aceptacion ante el SAT.}
- Archivo de facturas con evidencia y orden de compra.
- Realizar Proformas Escaneo de Evidencias entragadas por logistica para su envio a clientes.
- Atender el conmutador, garantizando dar respuesta a todas las llamadas telefónicas.
- Canalizar cada una de las llamadas de acuerdo con las necesidades de quienes contactan vía telefónica.
- Atender de manera profesional y eficiente a todas las personas que llegan a la compañía, re-direccionándolos con quien sea la persona/área más adecuada para atenderlo.
- Responsable del funcionamiento de la oficina en general, remodelaciones, mantenimiento (programar visitas para que se realice un levantamiento previo para que me puedan cotizar, buscar varias opciones de proveedores, mandar a autorizar las cotizaciones, esperar que las acepten, solicitar la visita, verificar que lo hayan realizado bien el servicio, solicitar la factura, mandar correo con formato para la programación a pago, ir a sams, Walmart, office depot (Hacer lista de requisitos de todo el personal para comprar papelería), compra de lámparas o mantenimiento a ellas.
- Revisar que las instalaciones, servicios y reportar anomalias, dar seguimiento con los proveedores emitiendo siempre reporte informativo a la dirección de finanzas:
a.Fumigaciones: coordinar la programación trimestral del servicio, notificar al personal de la empresa y solicitar el pago correspondiente.
b.Limpieza de alfombras y vidrios: Coordinar la programación semestral/anual y solicitar el pago correspondiente.
c.Servicio y mantenimiento de impresoras y aires acondicionados: Dar seguimiento al correcto funcionamiento de dichos equipos y atender las solicitudes específicas para corregir fallos; hacer la solicitud al proveedor indicado y solicitar el pago correspondiente posterior a la solución de los problemas.
d.Mantenimiento de todas las áreas para el correcto funcionamiento de las instalaciones de UBS y seguimiento continuo para la solución.Gestionar el mantenimiento del inventario de los insumos internos, administrativos y de mtto (despensa, limpieza, medicamento, papelería y servicio de cafetería mediante la requisición con las autorizaciones correspondientes).
- Coordinar la reserva, uso y atención de las salas de juntas, siguiendo para ello el procedimiento autorizado. Atender y coordinar los requerimientos de quienes reservan el uso de las salas de juntas para el desarrollo de reuniones, cursos, etc.
- Supervisión del Asistente de Conservación e imagen, brindándole las instrucciones y materiales necesarios para que realice sus actividades.
- Ambientar zonas de trabajo de los colaboradores en su día de cumpleaños, acorde a las reglas de gasto y acomodo autorizadas.
- Control y administración de la Caja Chica de acuerdo con la política para su uso, procurando tener siempre disponible para compras administrativas.
- Solicitud de pago mensual del servicio de agua y telefonia fija, debidamente documentado conforme a procedimiento al área de Administración y Finanzas una vez que llega el recibo de cobro.
- Alta y Baja de Claves de Acceso ADT.
- Seguimiento a renovacion de membresias se SAMS.
- Ir a OPERAGUA a realizar el pago del agua.
- Compra de pipas de agua en Cuautitlan por desabasto en el condominio.
- Estar al pendinete de los luegares de estacionamiento, estar bajando a ver cómo están acomodados o ir al final de la bodega para saber si hay lugares disponibles (hay un pizarrón que indica en qué lugar se queda que pocos utilizan)
- Seguimiento a Facturas de proveedores y tramitar su pago
- Soporte de compras a oficinas México (almacenes, SAT, Café, insumos de impresoras).
Otras funciones:
- Apoyar activamente en la facturación de tickets de consumo AMEX, VISA, EFECTIVO y personales de la Dirección General.
- Integración y control de los expedientes vehiculares (contrato, carta factura, factura de agencia y de arrendadora, póliza de seguros, alta vehicular, tarjeta de circulación, tenencias por año, control de placas, bitácora de mantenimiento, baja de placas, venta de vehículo, etc.).
- Control y administración de la Caja Chica de acuerdo con la política para su uso, procurando tener siempre disponible para compras administrativas.
- Licitacion de proveedores ára insumos interno.
- Capacitacion de procesos internos a gente de nuevo ingreso ONBORDING
- Apoyo en gestoría para llevar a cabo los trámites necesarios, para obtención de licencia de funcionamiento, como lo que marca protección civil, entre ello mejoras o remodelación de las diferentes áreas de la oficina., recibir formatos cuando se ingresan, recibir los documentos originales.
- Coordinación de simulacros, toma de evidencia, llenar formatos.
- Recibir a la gestora y seguimiento de lo que requisita.
Ofrecemos
- Salario 100% Nómina
- Prestaciones de Ley
- Seguro de Gastos Médicos Mayores para el colaborador
- Seguro de vida
- 3 días libres adicionales de ley
- Fondo de ahorro 5%
- Vales de despensa $3100 mensuales
- Otras prestaciones y beneficios
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $17,000.00 - $18,000.00 al mes
Beneficios:
- Seguro de gastos médicos mayores
- Seguro de vida
- Vales de despensa
Tipo de jornada:
- Diurno
- Lunes a viernes
Disponibilidad para viajar:
- No necesaria
Lugar de trabajo: Cuatitlán Izcalli, Edo Mex.
*Comprometidos con la equidad laboral y los derechos humanos, impulsamos prácticas de contratación inclusivas y accesibles. Nos esforzamos por eliminar cualquier tipo de sesgo y crear un lugar donde todas las voces cuenten.
Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Evaluamos a cada candidato(a) con base en sus competencias y potencial, sin importar género, identidad, edad, etnia, religión, discapacidad u orientación sexual.
Tipo de puesto: Tiempo completo, Medio tiempo
Sueldo: $17,000.00 - $18,000.00 al mes
Beneficios:
- Aumentos salariales
- Opción a contrato indefinido
- Seguro de gastos médicos mayores
- Seguro de vida
- Teléfono de la empresa
- Vacaciones adicionales o permisos con goce de sueldo
- Vales de despensa
Pregunta(s) de postulación:
- ¿De cuánto fue tu último sueldo bruto (antes de impuestos)?
- ¿Qué prestaciones tenías en tu empleo anterior? (Favor de detallarlas)
- ¿Cuál sería tu medio de transporte al condominio industial cuamatla?
- ¿Cuentas con auto propio?
- ¿En qué parte de Estado de México radicas?
- ¿Has utilizado algún sistema de administración y/o facturación? ¿Cuál? ¿Qué hacías en él?
Lugar de trabajo: Empleo presencial