Profesional responsable de la gestión de documentos, administración de sistemas tecnológicos y CRM, recepción, así como de la administración y gestión en marketing digital, incluyendo la coordinación de la página web del despacho.
El puesto asegura la correcta organización, resguardo y flujo de la información bajo la Taxonomy interna, y promueve la innovación en legaltech, mediante automatización de procesos, diseño de workflows y uso de herramientas de IA, fortaleciendo la eficiencia administrativa y operativa legal.
Principales Funciones
1. Gestión de Documentos y Sistemas
- Organización, clasificación y resguardo de expedientes digitales conforme a la Taxonomy de la firma.
- Administración de plataformas como Clio, LegalBoards, Office 365 (SharePoint, Teams, OneDrive, Outlook, etc.).
- Creación y mantenimiento de plantillas y formatos legales y administrativos.
- Elaboración de charts, dashboards y reportes de control.
2. Recepción y Atención
- Atención presencial, telefónica y virtual a clientes, proveedores y colaboradores.
- Manejo de agenda, coordinación de citas y reuniones
3. Administración y Gestión en Marketing Digital
- Administración de redes sociales y publicidad corporativa: calendarización de publicaciones, coordinación de diseño y redacción de contenido.
- Coordinación con proveedor externo para la administración y actualización de la página web, asegurando contenidos al día y buen funcionamiento.
- Diseño básico de materiales digitales (p. ej. Canva, Photoshop, Google Earth, AutoCAD Viewer o herramientas equivalentes).
- Seguimiento y apoyo en la ejecución de campañas y eventos internos o externos.
- Control de métricas, reportes y coordinación con proveedores de servicios de marketing.
4. Innovación Legal Tech, Automatización y Project Management
- Automatización de documentos, procesos y diseño de workflows para optimizar tareas legales, administrativas y de marketing.
- Implementación y uso de herramientas de inteligencia artificial (IA) para análisis de datos, generación de reportes y soluciones tecnológicas.
- Identificación e implementación de nuevas herramientas legales y administrativas.
- Apoyo en la planificación y seguimiento de proyectos (project management).
- Gestión y análisis de datos en CRM y elaboración de reportes estratégicos.
- Personalización de programas de software
- Configurar y personalizar las plataformas internas (Clio, LegalBoards, CRM, Office 365, etc.).
- Crear y administrar campos personalizados (custom fields), formularios, flujos de trabajo y reglas automatizadas que se ajusten a las necesidades del despacho.
- Implementar mejoras y actualizaciones en coordinación con los proveedores de software, garantizando la seguridad, eficiencia y continuidad operativa.
- Monitorear el desempeño de los sistemas, generar reportes y proponer optimizaciones tecnológicas.
Experiencia Requerida
- Experiencia comprobable en Gestión de Documentos y Gestión de Sistemas (indispensable).
- 2 a 4 años en puestos administrativos, de recepción o de soporte en plataformas tecnológicas.
- Habilidades avanzadas en manejo de Office 365 (SharePoint, Teams, OneDrive, Outlook, Excel, Word), MS Project, MS Visio, Adobe Acrobat Pro, Software CRM, y en administración de contenido web con proveedores externos.
- Experiencia avanzada y conocimientos en automatización de procesos, workflows y herramientas de IA.
- Deseable experiencia en administración y gestión en marketing (redes sociales, comunicación corporativa).
- Valorada experiencia en despacho jurídico, desarrollo inmobiliario o corporativo, así como en project management, LegalTech o PropTech.
Habilidades Clave
- Organización y atención al detalle: alto estándar en control documental y cumplimiento de protocolos.
- Comunicación y servicio al cliente: trato profesional y amable, tanto interno como externo.
- Competencias digitales avanzadas: Clio, LegalBoards, CRM, Office 365, herramientas de diseño básico.
- Gestión de páginas web en coordinación con proveedor externo.
- Automatización de procesos y workflows para eficiencia y reducción de errores.
- Uso de herramientas de IA aplicadas a procesos legales, administrativos y de marketing.
- Pensamiento analítico y proactivo: capacidad para proponer soluciones tecnológicas y de mejora continua.
- Gestión de proyectos: priorización, seguimiento de plazos y entrega de resultados.
Formación Académica
- Licenciatura en Administración de Empresas | Administración de Sistemas de Información o afín (Gestión Empresarial, Mercadotecnia con enfoque en administración).
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $25,000.00 - $30,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
📌 Gestión de Documentos, Marketing Digital / System Admin
🏢 Rosen Law
📍 San José del Cabo