Responsabilidades
Llevar a cabo la verificación y entrega de los materiales en tiempo y forma, recolección de materia prima, así como los documentos de cobranza que le sean asignados, proporcionando la mejor atención hacia el cliente de Suministros de Especialidades, S.A. de C.V. (SDR) Sucursal durante el servicio.
FUNCIÓN 1: Recepción y organización de ruta
Tarea 1: Planear ruta de acuerdo con los "Listado de Picking" verificar y asegurarse de tener claro los lugares de entrega y prioridades.
Tarea 2: Registrar a los clientes a visitar y las facturas a cobro en las bitácoras de entrega.
Tarea 3: Revisar y verificar contar con:
- "Listado de Picking", la factura y todos los documentos anexos para cumplir con los requisitos del Cliente.
- Equipo de Seguridad: Verificar si cuenta con el equipo de seguridad completo, en caso de que le haga falta algún elemento, solicitarlo al Ejecutivo de Cuenta o a la Asistente de Sucursal.
- Horarios de entrega: El Ejecutivo de Cuenta determina los horarios de acuerdo con las especificaciones en el sistema NAVISION.
- Dirección de envío: Otra dirección, referencias, fletera, etc.
Tarea 4: En caso de que falte algún documento informar al Ejecutivo de Cuenta o a la Asistente de Sucursal, para que se los proporcione.
Tarea 5: Notificar algún error detectado o falta de datos al Ejecutivo de Cuenta para su corrección.
FUNCIÓN 2: Carga de material a la unidad:
Tarea 1: Limpiar la unidad, bajar tarimas, basura y barrer la plataforma.
Tarea 2: Acomodar la unidad en la zona de carga de almacén, conforme al orden asignado de carga y colocar los topes en las llantas.
Tarea 3: Entregar al Personal de Almacén/Inspector de Materiales la copia rosa de la factura en el orden en el que requiere que le sea entregado el material.
Tarea 4: Verificar que el material que le entrega el Almacén sea el correcto, coincida con la factura y "Listado de Picking" y esté completo, identificado y se encuentre en buenas condiciones de limpieza y embalaje.
Tarea 5: Verificar que las instrucciones de empaque sean cumplidas: Bolsas, rombos, material emplayado, etc., en caso contrario, solicita al personal del Almacén la corrección.
FUNCIÓN 3: Entrega de Documentos a Crédito y Cobranza
Tarea 1: Al término de la carga, sacar 2 copias de la "Bitácora de Entregas" y entregarlas al área de Crédito y Cobranza, junto con las facturas de color Rosa.
Tarea 2: Revisar junto con Asistente de Sucursal las instrucciones de cada Cliente de acuerdo con la forma de pago indicada.
FUNCIÓN 4: Entrega de Materiales
Durante el trayecto de entrega de materiales, siempre se deben respetar los límites de velocidad establecidos en las zonas.
Tarea 1 : Realizar la entrega de material a los clientes establecidos en la bitácora de entregas.
Tarea 2: Llevar a cabo la descargar del material y colocarlo en el lugar que el cliente indique.
Tarea 3: Reportar a la Asistente de Sucursal cualquier anomalía que se presente durante la entrega de material.
Tarea 4: Solicitar nombre y firma de la persona que recibe el material, o en su caso, sello de la empresa o cualquier documento que avalé la recepción del material por parte del cliente.
Tarea 5: Entregar la copia de la factura al Cliente al término de la entrega.
Tarea 6: Si el Listado de Picking indica que la factura se deja a revisión, entrega la copia blanca al Cliente y solicita contrarecibo.
Tarea 7: Si el Cliente devuelve tambos pedirle indique el número de tambos devueltos en la copia de la factura que firma de recibido. En caso de que el picking indique tambores a cambio y el cliente no cuente con los tambores físicamente, entrega un vale indicando el # de tambores que queda a deber.
Tarea 8: Transportar el material para pruebas que envíe el cliente y asegurarse que se encuentre cerrado para que no se contamine, de preferencia transportarlo en la cabina. Entregar la muestra al Ejecutivo de Cuenta.
Tarea 9: Mostrar a la Asistente de Sucursal el kilometraje al regreso de ruta a las instalaciones.
Tarea 10: Entregar al término de la jornada de trabajo la "Bitácora de entregas" del día, con las facturas firmadas y/o sellos de recibido por los clientes, los contrarecibos que se pudieran haber generado, cheques y en su caso el efectivo y firmar de conformidad en la bitácora conjuntamente con el personal del área de Crédito y Cobranza que le recibe.
FUNCIÓN 5: Rechazos y devoluciones
Tarea 1: Atender los rechazos o devoluciones de materiales por parte de los clientes, comunicarlo de inmediato a la Asistente de Sucursal y al Ejecutivo de Cuenta, quien deberá notificar por correo a Aseguramiento de Calidad.
Tarea 2: Entregar la factura original al Asistente de Sucursal; en caso de que el cliente haya realizado algún comentario en la factura se deberá hacer la notificación al Ejecutivo de Cuenta.
Tarea 3: Solicita al Asistente de Sucursal el formato "Rechazo/Devolución", el cual se entregará junto con el material rechazado al Jefe de Almacén.
Tarea 4: En Devoluciones Programadas, recibir por parte de la Asistente de Sucursal el formato "Rechazo/Devolución", el cual indica el material, cantidad, lote y actividades especiales de revisión que debe realizar al recibir el material.
Tarea 5 : Realizar también las actividades de revisión indicadas en el formato "Rechazo/Devolución" una vez con el Cliente, revisa que coincida el material, cantidad y lote.
Tarea 6: Reprogramaciones. En caso de no realizar una entrega, ya sea por causas imputables a la empresa o al Cliente y requerir reprogramación, Operador de Reparto informa a la Asistente de Sucursal y solicita el formato "Rechazo/Devolución", el cual es firmado en ese momento por el Ejecutivo de Cuenta para la reprogramación.
FUNCIÓN 6: APOYO EN LA RECEPCION DE MATERIALES
Al Llegar Los Productos Al Almacén Debe Realizar La Descarga Mediante Patín y Montacargas, Así Como Una Inspección, Verificando Lo Siguiente Junto Con El Inspector De Materiales
- Identidad del producto,
- Cantidad,
- Número de Lote,
- Fecha de Caducidad en el empaque,
Si recibe material que se encuentra roto o dañado, anota en el reporte de recepción de materiales
Si el material cayó al piso o en el transporte, recogerlo cuidadosamente utilizando el equipo de seguridad (guantes, gafas, mandil, cubre-bocas o mascarilla), colocarlo en bolsas de plástico y cerrarlas posteriormente. NUNCA REGRESAR EL MATERIAL A LOS SACOS ORIGINALES.
FUNCIÓN 7: SURTIDO Y PRESURTIDO
Recoger la impresión del Listado de Picking" B/PE-VE-05 y surtir los productos de acuerdo con la descripción del producto, lote, cantidad e instrucciones especiales.
Durante el presurtido preparar y/o verificar los materiales que se enviarán a los clientes al día siguiente. realiza a partir de las 10:00 a.m. y hasta las 6:00 p.m.
Confirmar o corregir los lotes que propone el "Listado de Picking" B/PE-VE-05 palomeando lo que son correctos o anotando el lote correcto en el mismo formato.
Surtir los pedidos de Clientes que acuden a recoger en bodega, conforme lo solicite Asistente de Sucursal.
Reportar a la Asistente de Sucursal o al Inspector de Materiales cuando un material no cumpla con los requerimientos para su envío al cliente (Material en mal estado, sucio, roto, contaminado, etc.)
Confirmar al Ejecutivo de Cuenta las existencias de los productos que se encuentren cerca de los mínimos, así como el peso exacto de productos de peso variable
Sucursal Monterrey:
Industrias del Bronce # 218 Parque Industrial Escobedo C.P Monterrey, Nuevo León