*description*:
*recepcionista*
*profesional carismático y con gran capacidad de atención* a la comunidad educativa (padres, docentes y alumnos).
se encarga de *garantizar la organización y eficiencia administrativa* de la recepción y dirección, *gestionando eficazmente la comunicación, el flujo de información y el apoyo secretarial diario* en un entorno escolar dinámico y acogedor
- descripción del puesto_
primera imagen y punto de contacto del colegio, encargada de asegurar una excelente experiência de atención para padres de familia, alumnos, personal y visitantes.
su rol es crucial para mantener la organización y eficiencia administrativa de la recepción y la dirección, gestionando la comunicación, el flujo de información y el apoyo secretarial diario en un ambiente escolar dinámico y acogedor.
*responsibilities*:
atención y servicio al cliente:
- recibir y dar la bienvenida de forma amable y profesional a alumnos, padres de familia, proveedores y visitantes, dirigiendo sus inquietudes o canalizándolos con el área correspondiente.
- atender llamadas telefónicas, tomar mensajes y gestionarlos de manera oportuna y precisa.
- proporcionar información general sobre el colegio, horarios, eventos y procedimientos a quien lo solicite.
gestión de comunicación y documentación:
- gestionar la correspondencia (física y electrónica), asegurando su registro, distribución y archivo.
- redactar, revisar y transcribir documentos, oficios, comunicados, reportes y presentaciones.
- organizar y mantener actualizados archivos físicos y digitales del colegio.
- apoyar en la captura y actualización de datos en los sistemas internos del colegio.
soporte administrativo y secretarial:
- gestionar la agenda de la dirección o de áreas específicas del colegio (ej. coordinaciones).
- organizar reuniones, incluyendo la reservación de salas, preparación de materiales y, en ocasiones, toma de minutas.
- coordinar el envío y recepción de paquetería y mensajería.
- supervisar y mantener el orden y la limpieza del área de recepción.
- gestionar el stock de materiales de oficina y solicitar resurtido cuando sea necesario.
- colaborar en la logística de eventos escolares y actividades especiales.
control de acceso y seguridad:
- registrar la entrada y salida de visitantes, garantizando el cumplimiento de los protocolos de seguridad del colegio.
- monitorear el acceso al colegio y reportar cualquier situación anómala.
apoyo general:
- apoyar en tareas diversas que surjan en el día a día para mantener la operatividad del colegio.
- mantener una comunicación efectiva y discreta con todo el personal del colegio.
*requirements*:
- requisitos:_
formación académica: título.
formación académica: carrera técnica o licenciatura en áreas como secretariado ejecutivo, administración, comunicación o afín.
experiência: mínimo de 2 años de experiência comprobable en roles de recepcionista, secretaria o asistente administrativa, preferentemente en ambientes educativos o de atención al cliente.
habilidades técnicas:
manejo avanzado de paquetería office (word, excel, powerpoint, outlook).
dominio de equipos de oficina (conmutador, impresora, escáner).
capacidad para aprender y utilizar software de gestión escolar (conocimiento previo es un plus).
habilidades blandas:
excelente comunicación oral y escrita: clara, concisa y profesional.
orientación al servicio: actitud amable, proactiva y resolutiva.
organización y gestión del tiempo: capacidad para priorizar tareas y manejar múltiples actividades simultáneamente.
discreción y confidencialidad: manejo adecuado de información sensible.
proactividad e iniciativa: anticipar necesidades y ofrecer soluciones.
trabajo en equipo: colaborar eficazmente con el personal del colegio.
tolerancia a la frustración y manejo de situaciones bajo presión.
presentación impecable y profesional.