Un asistente de dirección inmobiliario desempeña una variedad de tareas administrativas, de gestión y de apoyo que incluyen administrar la agenda del director, gestionar la correspondencia, atender a clientes, coordinar procesos de ventas y arrendamiento, y manejar la documentación de contratos. También apoya en el seguimiento de pagos y en la preparación de reportes y presentaciones, siendo fundamental para liberar a la dirección de tareas administrativas y operativas.
Tareas administrativas y de gestión
Gestión de agenda: Coordinar citas, reuniones y la agenda general de la dirección.
Coordinación de comunicaciones: Atender llamadas, correos electrónicos, visitas y gestionar la correspondencia y paquetería.
Soporte operativo: Solicitar insumos de oficina y asegurarse de que el área de trabajo funcione correctamente.
Manejo de datos: Elaborar y mantener reportes en Excel (contratos, cobranza, inventarios).
Tareas relacionadas con clientes y ventas
Atención al cliente: Atender a clientes potenciales y existentes, responder preguntas y programar visitas.
Gestión de leads: Canalizar clientes potenciales al área de ventas correspondiente.
Seguimiento de cobranza: Realizar seguimiento a clientes con pagos pendientes.
Tareas de gestión de contratos y documentación
Coordinación de contratos: Coordinar renovaciones de contratos de arrendamiento.
Archivado y control: Controlar, archivar y resguardar contratos físicos y digitales.
Redacción de documentos: Redactar cartas, correos y comunicados internos y externos.
Otras responsabilidades
Marketing: Apoyar en tareas de marketing, como listar y actualizar propiedades en diferentes sitios web.
Análisis de mercado: Investigar y elaborar informes de tendencias del mercado inmobiliario.
Soporte en proyectos: Asistir en proyectos de desarrollo inmobiliario y comunicarse con desarrolladores y consultores.