*la posición*:
*tareas y *responsabilidades*:
- mantener una agenda actualizada de las actividades diarias, citas y compromisos, con el fin de facilitar la gestión del tiempo. Establecer y mantener la agenda con las fechas de las citas con la dirección sociada.
- crea informes y presentaciones cuando el líder inmediato, planifica reuniones o una conferencia.
- coordinar la logística de eventos y reuniones del área, tramitar y controlar la requisición de boletos aéreos, reservaciones hoteleras, restaurantes, entre otros, para el director, visitantes y miembros del grupo con el fin de facilitar la disponibilidad de dichos servicios.
- organizar y operar los sistemas de comunicación interna a través de las áreas que prestan estos servicios internamente como videoconferencias, sistemas telefónicos, herramientas de facilitación de trabajo virtual y todo el equipo que se requiera en la oficina o de manera virtual.
- solicitar y tramitar pagos a proveedores, recuperación de gastos, compras, observar la organización y funcionalidad en el área, así como el cumplimiento de los lineamientos internos de la empresa.
- seguimiento de los diferentes asuntos inherentes a la gestión, verificar la correcta asignación de las cuentas en el presupuesto, comunicación con el corporativo para asuntos concernientes al área.
- preparar los documentos necesarios para el área para los procesos de cumplimiento interno o de gestión a las entidades externas que así lo requieran.
- controlar el inventario de documentos del área, es responsable de mantener los archivos electrónicos y físicos con los insumos
- necesarios.
- manejar todos los documentos, facturas, informes, actas, acuerdos, contratos, informes, escritos y cartas o documentos necesarios del área.
- participar en la gestión de proyectos del área, recabar información de clientes y proveedores, incluida la alineación de condiciones y entregables de acuerdo con los plazos requeridos y procesos establecidos.
*requisitos*:
- 5 años de experiência en áreas administrativas y en puestos de asistencia administrativa deseable a nível dirección.
- nível de ingles: intermedio.
- habilidades analíticas, redacción y buena ortografía.
- debe ser capaz de manejar la comunicación escrita y oral, preparar documentos, gestionar proyectos y organizar lo necesario para tal fin.
- comunicación efectiva, alto grado de colaboración y trabajo en equipo, confidencialidad, empatía, resolución de problemas, inteligencia emocional, proactividad y toma de decisiones.
- gestión de sistemas organizacionales administrativos "crm, veeva, cora, concur, etc. (deseable).