*property manager*
empresa hello management
area general
*nombre del puesto *administrador de inmuebles
*área *administración
*jefe directo *director de operaciones
*jefe directo en el inmueble *comité consultivo y de vigilancia / consejo directivo
mantenimiento, intendencia, seguridad, jardinería, auxiliares.
*personal a su cargo*
contador, servicio al cliente.
*relaciones internas *servicios, compras, contabilidad, mantenimiento
organismos y autoridades de servicios públicos contratados
*relaciones externas *por la asociación civil, despacho de contabilidad / auditoría,
bancos, proveedores en general
*sección i. Descripción del puesto objetivo*
asegurar la operación óptima del inmueble y sus recursos.
*propósito del puesto*
property manager 1
atender todos los aspectos relacionados con la administración, operaciones y servicios existentes en las instalaciones del inmueble y particularmente la conservación y mantenimiento de las áreas o bienes de uso común.
*funciones clave del puesto*
35 % atender al cliente (propietario, arrendatario)
15 % supervisar al personal
20 % apoyo en registrar contables y generar estados financieros
20 % realizar tareas administrativas
10 % asegurar la mejora continua
100 % total
nota: dependiendo del inmueble, las funciones clave y porcentajes pueden variar.
*responsabilidades*
1. Supervisar al personal
supervisar a todo el equipo humano a su cargo (mantenimiento, intendencia, jardineros y guardias)
programar capacitación del personal con proveedores que ofrecen servicio al inmueble
asegurar que el personal cumpla con la imagen correspondiente
definir roles de actividades por empleado, evaluar y/o definir las actuales agendas de labores o tareas, diarias, semanales, mensuales,, del personal del inmueble y supervisar el apego eficiente a sus actividades
verificar horarios de entrada y salida
específicamente al personal de seguridad
revisar reportes de novedades
verificar que se cumpla con la normatividad relacionada con la ley de
protección civil y con el equipamiento necesario para combate a incendios
property manager 2
coordinar simulacros de evacuación
específicamente al personal de intendencia y mantenimiento
supervisar el mantenimiento de alberca, áreas verdes, cuarto de máquina, o específicos al inmueble
específicamente al personal externo
coordinar a los arquitectos, contratistas y trabajadores de obra, apoyando al
comité en el cumplimiento del reglamento interno y reglamento de construcción vigente en el inmueble
2. Evaluación de proveedores
atender proveedores de servicios públicos y privados que tienen contacto con el
verificar la vigencia de todos los servicios contratados por la asociación civil
negociar incrementos anuales
realizar contratos de prestación de servicios y su renovación
revisar que los servicios contratados se den en tiempo y forma
evaluar del proveedor cumplimiento oportuno y adecuado, costo, tiempo de respuesta, personal capacitado y/o otras opciones en el mercado para efectos de planear la renovación del contrato o seleccionar otro proveedor
contar el padrón de proveedores permanentemente actualizado, vigente y con todos sus expedientes informativos, formales y fiscales
3. Finanzas: registro contable y estados financieros
realizar presupuesto anual de ingresos y egresos
controlar gastos reales contra presupuestados
cobrar mensualmente la cuota de mantenimiento, aportación extraordinaria o cualquier otra cantidad aprobada en asamblea y entregar recibo como comprobante de pago
reducir la cartera vencida
property manager 3
aplicar interés moratorio establecido en el reglamento
generar y presentar mensualmente estados financieros (balance general,
estado de resultados, flujo de efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, conciliación bancaria)
administrar cuenta bancaria e inversión
elaborar cheques y recabar firmas
custodiar la chequera
pagar servicios y proveedores
revisar que las facturas recibidas cumplan con los requisitos fiscales
aplicar cuidadosamente los fondos y recursos del condominio
integrar el fondo de reserva, inversión o revolvente que tenga el inmueble
provisionar los gastos programados con cierta periodicidad
recopilar documentación bancaria y financiera de las cuentas de la asociación, estado de cuenta bancario, token para consulta electrónica (cargos y depósitos registrados), registrar la elaboración de transferencias electrónicas y gestionar la autorización de pagos
ordenar la información para la entrega de la contabilidad al despacho contable
verificar en coordinación el departamento contable la elaboración oportuna de la información financiera, cumplimiento de acuerdo al calendario establecido de las obligaciones contables y fiscales de la asociación.
Configurar intereses, descuentos y multas.
Realizar registro de ingresos y egresos
crear cobros extraordinarios a una sola unidad o a tod