1. Recibir instrucciones e indicaciones por parte de la gerencia general y dirección de ventas para el desarrollo de las funciones del depto. De grupos y convenciones.
2. Distribución, seguimiento y supervisión de la aplicación de políticas y procedimientos por el staff del departamento de grupos y convenciones.
3. Supervisar el seguimiento adecuado al cliente por parte del staff del departamento de grupos y convenciones
4. Atender y dar seguimiento de solicitudes de mayoristas, así como distribución de cuentas y solicitudes al staff del departamento de grupos y convenciones para su debido seguimiento.
5. Revisar todos los programas de grupos asegurándose que la información sea la correcta, precisa y concisa.
7. Supervisar el registro y actualización en el chart correspondiente de grupos y/o evento.
8. Supervisar que la revisión de charts de grupos tentativos y confirmados se lleve a cabo con el departamento de reservaciones y gerencias de ventas de grupos nacionales e internacionales.
11. Bloquear salones para eventos de grupos y/o banquetes, una vez recibido el convenio firmado y pago correspondiente.12. Seguimiento y recopilación de información de las necesidades de los grupos y/o eventos para la debida operación una vez que llegan al hotel.
13. Abrir folio maestro y envío de instructivo y orden de servicio (beo) a las áreas involucradas de acuerdo a las necesidades confirmadas por el cliente.
14. Verificar el correcto bloqueo de habitaciones de grupos confirmados una vez recibidos el convenio firmado y pago correspondiente.
15. Revisar que el rooming list de grupos esté ingresado correctamente en el sistema y de acuerdo a los requerimientos del cliente.
16. Supervisar constantemente el sistema, evitando que haya tarifas mal aplicadas y evitar que haya cuentas con más de 5 días con pagos pendientes por aplicar.
17. Supervisar el check-in del grupo, brindando apoyo y presencia continua durante la estancia del grupo y evento.
18. Supervisión y dirección de eventos, verificando lo solicitado y necesidades del cliente, así como el apoyo y presencia continua durante el evento.
19. Coordinar personalmente los grupos vip y aquellos solicitados directamente por la gerencia general y por la dirección de ventas
20. Revisar folios maestros con el cliente para cargos de servicios durante el evento y cierre del folio. Revisar las rentas diarias y cierre del folio del grupo en coordinación con el auditor de grupos.
21. Revisar comentarios y sugerencias de grupos y eventos para su seguimiento y mejora en su caso.
22. Revisar y actualizar el material promocional del departamento.
23. Revisar y analizar precios y servicios de la competencia para mejorar nuestra posición en el mercado.
24. Programar y llevar juntas de pre
- convención con todos los involucrados.
25. Atender visitas de inspección.
26. Asistir a las juntas de negocio y ventas, así como a las juntas de comité operativo.
27. Conservar comunicación constante de sondeo con los gerentes de área para detectar áreas de mejoras en la coordinación de grupos.
28. Asistir a eventos de promoción.
29. Coordinar visitas a casas de incentivos y diferentes tipos de empresas para la promoción y venta de grupos y eventos.