Manda tu cv a antonio.benitez@ecodeli-industrial.com en asunto coloca: oficial administrativo i. Descripción del puesto es un profesional clave que brinda soporte administrativo y organizativo de alto nivel. Esta posición es fundamental para optimizar el tiempo del directivo, asegurar la fluidez de las operaciones diarias de la oficina y facilitar la comunicación interna y externa. Debe ser proactivo, discreto y capaz de gestionar múltiples tareas con eficiencia y autonomía. Ii. Funciones y responsabilidades clave resumen: seguimiento, reportes y administración a. Gestión administrativa y de oficina: organizar y mantener las agendas, coordinando reuniones, citas y viajes de negocios filtrar y gestionar la correspondencia (física y electrónica), llamadas telefónicas y comunicaciones, priorizando y redirigiendo según sea necesario. Preparar y editar documentos, presentaciones, informes, minutas de reuniones y otros materiales, asegurando la precisión y un formato profesional. Organizar y mantener archivos (físicos y digitales) de manera eficiente y confidencial. Gestionar el material de oficina y otros recursos administrativos, asegurando su disponibilidad. B. Apoyo en proyectos y operaciones: investigar y recopilar información para apoyar la toma de decisiones de la dirección. Preparar y dar seguimiento a los documentos contractuales, asegurando que se cumplan los plazos. Coordinar la logística para eventos internos o externos (capacitaciones, reuniones de equipo, visitas a clientes). Apoyar en el seguimiento de proyectos o iniciativas especiales asignadas por la dirección. Colaborar en la preparación de presupuestos y el seguimiento de gastos del área de dirección. C. Comunicación y relaciones interpersonales: actuar como enlace entre la dirección y los demás departamentos, clientes, proveedores y otras partes interesadas, manteniendo un alto nivel de profesionalismo. Facilitar la comunicación interna, asegurando que la información clave fluya de manera efectiva hacia y desde la dirección. Manejar la información confidencial con la máxima discreción y profesionalismo. Gestionar y resolver situaciones o consultas que no requieran la intervención directa del director. D. Gestión financiera básica (si aplica): manejar la caja chica de la dirección y gestionar los reembolsos de gastos. Preparar reportes de gastos y coordinar con el departamento de contabilidad. Iii. Perfil del puesto a. Educación y experiencia: formación académica: carrera técnica o licenciatura en administración, secretariado ejecutivo, comunicación, relaciones públicas o campo afín. Experiencia laboral: preferiblemente en el sector de servicios, aunque no es excluyente. Experiencia en la gestión de agendas complejas y coordinación de viajes. B. Habilidades técnicas: dominio avanzado de paquetería microsoft office (word, excel, powerpoint, outlook, teams), indispensable para la creación de documentos, presentaciones, análisis de datos básicos y gestión de correo/calendario. Excelente redacción y ortografía en español. Habilidad para la creación y gestión de bases de datos sencillas o listas. Manejo de equipo de oficina (impresoras, escáneres, sistemas de videoconferencia). Conocimiento de sistemas de gestión documental (deseable). C. Habilidades blandas (competencias clave): organización y planificación: capacidad excepcional para organizar tareas, priorizar y manejar múltiples responsabilidades simultáneamente. Proactividad e iniciativa: anticipar necesidades y actuar de forma autónoma para resolver problemas antes de que surjan. Discreción y confidencialidad: absoluta fiabilidad en el manejo de información sensible y privada. Comunicación efectiva: excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, con tacto y diplomacia. Resolución de problemas: capacidad para identificar problemas y encontrar soluciones prácticas. Orientación al detalle: atención meticulosa a la precisión en todos los documentos y tareas. Adaptabilidad y flexibilidad: capacidad para ajustarse a cambios inesperados y nuevas prioridades. Relaciones interpersonales: habilidad para establecer y mantener relaciones profesionales efectivas con diversas personas. Gestión del tiempo: optimizar el tiempo propio y el de los directivos.