Misión
* apoyar la dirección en la administración, dar soporte a equipo en la creación de reservas, gastos de viaje, elaboración de solicitudes de pedido, generar reportes de resultados de las áreas de control. Soporta actividades relacionada con los socios comerciales y apoya a la ejecución administrando los diversos recursos para lograr el cumplimiento de los objetivos de la dirección, generando confiabilidad y cercanía con todos los miembros del área.
responsabilidades
gestionar los proceso de pagos a clientes y a proveedores - sap.
* generar docs. Preliminares.
* solicitudes de pedido participantes y no participadas de materiales y servicios.
* seguimiento del proceso para asegurar el ago a los clientes / proveedores.
* ingreso de factura en sap para registro de factura y trámite de entrada.
administrar, consolidar el presupuesto de gastos de la dirección con el objetivo de mantener un gasto balanceado - sap.
* planificación de gastos del año.
* elaborar comparativa de gastos año anterios vs año actual (por mes).
* traslado de presupuesto entre cuentas del centro de costos.
administrar, ayudar en la logística y desarrollo de las reuniones comerciales que la dirección tiene, dando un servicio de soporte integral.
* apoyo con reservación de salas de juntas y de capacitación.
* organización de eventos en salas de capacitación: logística, alimentos, audito, etc.
administración del vehículo utilitario, con el objetivo de que los usuarios tengan un servicio seguro y organizado.
* llevar el control del km
* seguimiento a mantenimientos y fallas mecánicas.
* revisar que el vehículo se encuentre en buenas condiciones (limpio / gasolina).
administrar la logística y coordinación de viajes del departamento asegurando se cumplan los compromisos de negocio - concur / agencia bcd travel.
* apoyo general de cuentas clave (coordonaciones, jefaturas y gerencias) con:
* elaboración de itinerarios: vuelos, hospedaje y traslados casa-apto-casa.
* comprobación de gastos de viaje en concur.
* solicitar anticipo en caso de ser necesario.
* seguimiento para asegurar los pagos de los integrandes del equipo.
requisitos
* licenciatura concluida en administración de empresas / finanzas, secretariado.
* experiencia en administración (4 años), ventas ( 2 años).
* inglés (intermedio).
conocimientos
* competencia administrativa (avanzado).
* sap bw (intermedio).
* office y windows (avanzado).