Propósito del rol
brindar soporte administrativo y ejecutivo, ágil y de alta calidad, a la dirección de comunicación interna, asegurando una gestión eficiente de agenda, reuniones, comunicaciones y coordinación operativa. El rol contribuye a que los mensajes internos y las actividades del área se ejecuten a tiempo, con orden y con el nivel de confidencialidad requerido.
Cuando aplique, el rol también apoyará la coordinación de actividades administrativas del equipo ampliado (p. ej., proveedores, logística de eventos, seguimiento de tareas), influyendo a través de buenas prácticas, experiencia y criterio profesional.
Responsabilidades principales
soporte ejecutivo y gestión de agenda
gestionar agendas complejas: coordinación de reuniones, reservas de salas/teams, invitaciones, cambios de última hora y priorización.
Preparar y coordinar materiales para reuniones (agenda, minutas, presentaciones, reportes/mi), asegurando versiones correctas y distribución oportuna.
Dar seguimiento a acuerdos y acciones: registro, recordatorios, control de avances y escalamiento cuando sea necesario.
Gestión de comunicaciones y coordinación
redactar, revisar y dar formato a comunicaciones internas (correos, notas, mensajes breves) en nombre del liderazgo, manteniendo tono y claridad.
Canalizar consultas hacia los responsables adecuados dentro del equipo o stakeholders (people, coo, riesgo/compliance, tecnología, etc.).
Apoyar la coordinación de campañas y entregables del área (calendario editorial, hitos, aprobaciones, control de versiones).
Eventos y logística
organizar townhalls, sesiones informativas, workshops y eventos off-site: logística, convocatorias, listas de asistencia, materiales, soporte el día del evento y seguimiento posterior.
Coordinar viajes y alojamiento cuando aplique, y gestionar reportes de gastos conforme a los lineamientos vigentes.
Gestión administrativa del área
mantener registros, inventarios y documentación del equipo (plantillas, repositorios, listas de distribución, organigramas, trackers).
Apoyar la gestión de proveedores/solicitudes administrativas (cuando aplique), asegurando trazabilidad y cumplimiento de procesos.
Requisitos
experiencia
experiencia previa como asistente de dirección/administrativo senior, idealmente en áreas corporativas (comunicación, rr. Hh., coo, riesgo/compliance u otras funciones transversales).
Experiencia coordinando agendas dinámicas con múltiples stakeholders y, preferentemente, en distintos husos horarios.
Habilidades
excelente comunicación escrita y verbal (capacidad de redactar con claridad, síntesis y buen criterio).
Alta orientación al detalle, organización y seguimiento.
Manejo de información confidencial y sensibilidad para tratar temas de liderazgo.
Capacidad para trabajar bajo presión, gestionar prioridades y adaptarse a cambios frecuentes.
Habilidades interpersonales sólidas para relacionarse con colegas de todos los niveles.
Herramientas
dominio de microsoft office (outlook, powerpoint, excel, word) y herramientas de colaboración (teams/sharepoint).
(si aplica en tu entorno) familiaridad con herramientas internas de mensajería/gestión.
Competencias clave
discreción y criterio.
Proactividad.
Gestión del tiempo y priorización.
Colaboración transversal y servicio al cliente interno.
Calidad en ejecución y cumplimiento de plazos.
Hsbc es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades y está comprometido con construir una cultura en la que todos los empleados sean valorados y respetados, y en la que sus opiniones cuenten. Nos enorgullece ofrecer un lugar de trabajo que fomenta el desarrollo profesional continuo, el trabajo flexible y oportunidades de crecimiento dentro de un entorno inclusivo y diverso. Alentamos las postulaciones de todas las personas debidamente calificadas, independientemente de —entre otros— su género o información genética, orientación sexual, etnia, religión, condición social, necesidades de licencia por atención médica, afiliación política, discapacidad, color, origen nacional, condición de veterano, etc. Consideramos todas las postulaciones en función del mérito y la idoneidad para el puesto.
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