*misión*:
asistir al director general y al equipo gerencial a su cargo en la administración de la oficina, los proyectos, los clientes y proveedores, y la coordinación con las funciones corporativas.
*funciones y responsabilidades del puesto (objetivos del puesto)*:
- asegurar el buen funcionamiento de las oficinas en cuanto al estado físico y condiciones de limpieza de las instalaciones, mantener al corriente el pago de la renta y los servicios, y cuidar que se tenga el inventario necesario de papelería, consumibles y materiales.
- atender los requerimientos de apoyo por parte del director general y el equipo gerencial a su cargo en lo relacionado con la elaboración de propuestas y reportes de proyectos, incluyendo la comunicación con clientes, proveedores, consultores y empresas asociadas en los proyectos.
- coordinar con el personal responsable de las funciones corporativas (contabilidad, finanzas, legal, capital humano, etc.)
el seguimiento a las gestiones y trámites administrativos relacionados con los requerimientos para el funcionamiento de la oficina así como de ejecución los proyectos.
*funciones específicas*:
- atender el conmutador, incluyendo tomar las llamadas, comunicar los mensajes, llamar a clientes, proveedores, consultores y empresas asociadas en los proyectos.
- recibir y atender las visitas a la oficina de clientes, proveedores, consultores y representantes de empresas asociadas en los proyectos.
- administrar del funcionamiento de la oficina, incluyendo la coordinación con el corporativo del pago de la renta y los servicios, compra de papelería y materiales, comprobaciones de gastos y reembolsos, elaboración de requisiciones y seguimiento a órdenes de compra, pagos a proveedores, coordinar el envío y recepción de paquetes de mensajería, administración de la caja chica de la oficina (control de gastos y reposiciones), etc.
- coordinar con el corporativo la compra de boletos de avión, reservaciones de hotel, renta de autos, taxis, traslados, etc., incluyendo las comprobaciones de gastos correspondientes y los reembolsos.
- apoyar en la elaboración de propuestas comerciales, contratos y reportes de proyectos, y el manejo de estos documentos por correo electrónico y por servicio de mensajería.
llevar la administración de los archivos electrónicos y físicos relacionados con el funcionamiento de la oficina así como de la cartera de clientes y proyectos.
tipo de puesto: tiempo completo
sueldo: $12,000.00 - $15,000.00 al mes
beneficios:
- caja de ahorro
- seguro de gastos médicos
- vales de despensa
tipo de jornada:
- lunes a viernes
escolaridad:
- licenciatura terminada (deseable)
experiência:
- oficina: 2 años (deseable)
idioma:
- inglés (deseable)
lugar de trabajo: empleo presencial
fecha de inicio prevista: 15/09/2024