*descripción*:
contribuir al eficiente flujo de departamento administrativo y del funcionamiento óptimo de la oficina, así como dar servicio al personal, clientes y visitas de la empresa. Además de proporcionar ayuda para la organización de la logística de las reuniones generales y eventos en general de la compañía.
*estado de trabajo*:
- temporal (cubrir incapacidad por maternidad)
- tiempo completo
- salario
- reporta a : facilities and events manager
- ubicación: mexicali, baja california
*actividades del puesto*:
- recibir y atender llamadas telefónicas del conmutador.
- recibir y atender visitas en oficina.
- mantener en orden y limpieza el área de trabajo y del edificio.
- recibir mensajería y paquetería.
- elaborar guías de envío cuando sea necesario y ayudar a que se realicen los envíos en tiempo.
- control de los vehículos utilitarios en sitio.
- realizar reservaciones de hotel para las 6 empresas de grupo gowan.
- tener actualizados los convenios con hoteles en méxico y dar seguimiento a solicitudes de los usuarios.
- reservación de vuelos para las 6 empresas de grupo gowan.
- recabar documentación para alta de proveedores para pagos por transferencia.
- gestionar la renta de vehículos para personal de las 6 empresas cuando se requiera.
- levantar pedido de papelería, cotizar, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y entregar a los usuarios y/o acomodar en stock y mantener en orden.
- levantar pedido de artículos para limpieza, cotizar, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y entregar al personal de limpieza para su almacenamiento.
- levantar pedido artículos para cafetería, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y acomodar en stock y mantener en orden.
- atender requerimientos de coffee breaks para las reuniones de las 6 empresas.
- gestionar el abastecimiento de agua potable (ambos edificios).
- recibir y controlar facturas de proveedores, programar para su pago a la empresa correspondiente.
- llevar control de caja chica diariamente, solicitar facturas y/o recibos para solicitar reembolso en cheque.
- elaboración de formato en excel sobre las facturas de las compras que se realizan con las tarjetas corporativas american express, concentrar archivos pdf y xml de las mismas y llevar control con el estado de cuenta de cada empresa.
- conciliar los gastos realizados al cierre de mes con los estados de cuenta.
- facturación non
- stock: vehículos, equipo de cómputo y celulares que las empresas venden a sus empleados y/o externos.
- soporte a la coordinación de eventos: reuniones generales por empresa, reconocimientos, retiros, visitas, etc.
*escolaridad*:
- bachillerato, carrera técnica o licenciatura administrativa o afín.
*experiência / conocimientos / habilidades*:
- 70% inglés
- 1-3 años de experiência en puestos similares
- trabajo en equipo
- habilidades de captura de información
- uso de conmutador
- manejo de microsoft office
- manejo de internet, outlook
- discreción
- confidencialidad
- excelente actitud de servicio
- habilidades de comunicación
- escucha activa
- empatía
- iniciativa
- organizado
- ética profesional
- habilidades para resolver problemas, manejo de conflictos
*expectativas del puesto / condiciones de trabajo*:
- disponibilidad y flexibilidad de horario.
- necesidad de viajar: ocasionalmente.