Descripción del Puesto
Es un profesional clave que brinda soporte administrativo y organizativo de alto nivel. Esta posición es fundamental para optimizar el tiempo del directivo, asegurar la fluidez de las operaciones diarias de la oficina y facilitar la comunicación interna y externa. Debe ser proactivo, discreto y capaz de gestionar múltiples tareas con eficiencia y autonomía.
Funciones y Responsabilidades Clave
- Gestión Administrativa y de Oficina: Organizar y mantener las agendas, coordinando reuniones, citas y viajes de negocios. Filtrar y gestionar la correspondencia (física y electrónica), llamadas telefónicas y comunicaciones, priorizando y redirigiendo según sea necesario.
- Preparar y editar documentos, presentaciones, informes, minutas de reuniones y otros materiales, asegurando la precisión y un formato profesional.
- Organizar y mantener archivos (físicos y digitales) de manera eficiente y confidencial.
- Gestionar el material de oficina y otros recursos administrativos, asegurando su disponibilidad.
- Apoyar en Proyectos y Operaciones: Investigar y recopilar información para apoyar la toma de decisiones de la dirección.
- Preparar y dar seguimiento a los documentos contractuales, asegurando que se cumplan los plazos.
- Coordinar la logística para eventos internos o externos (capacitaciones, reuniones de equipo, visitas a clientes).
- Apoyar en el seguimiento de proyectos o iniciativas especiales asignadas por la dirección.
- Colaborar en la preparación de presupuestos y el seguimiento de gastos del área de dirección.
- Actuar como enlace entre la dirección y los demás departamentos, clientes, proveedores y otras partes interesadas, manteniendo un alto nivel de profesionalismo.
- Facilitar la comunicación interna, asegurando que la información clave fluya de manera efectiva hacia y desde la dirección.
- Manejar la información confidencial con la máxima discreción y profesionalismo.
- Gestionar y resolver situaciones o consultas que no requieran la intervención directa del director.
- Manejo de la caja chica de la dirección y gestión de los reembolsos de gastos, si aplica.
- Preparar reportes de gastos y coordinar con el departamento de contabilidad.
Perfil del Puesto
- Educación y Experiencia Formacion académica: Carrera técnica o Licenciatura en Administración, Secretariado Ejecutivo, Comunicación, Relaciones Públicas o campo afín. Experiencia laboral: Preferiblemente en el sector de servicios, aunque no es excluyente. Experiencia en la gestión de agendas complejas y coordinación de viajes.
- Habilidades Técnicas Dominio avanzado de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams). Excelente redacción y ortografía en español. Capacidad para crear y gestionar bases de datos simples o listas. Manejo de equipo de oficina (impresoras, escáneres, sistemas de videoconferencia). Conocimiento de sistemas de gestión documental (deseable).
- Habilidades Blandas (Competencias Clave) Organización y Planificación; Proactividad e Iniciativa; Discreción y Confidencialidad; Comunicación Efectiva; Resolución de Problemas; Orientación al Detalle; Adaptabilidad y Flexibilidad; Relaciones Interpersonales; Gestión del Tiempo.
Seniority level
- Entry level
Employment type
- Full-time
Job function
- Administrative
- Industries: Fisheries
#J-18808-Ljbffr