Este no es un puesto administrativo tradicional.
buscamos una persona altamente organizada, confiable y resolutiva, con inglés avanzado, para apoyar directamente al ceo en la operación personal y logística privada, incluyendo apoyo en la administración de la oficina, coordinación con proveedores, manejo de pagos familiares, trámites y resolución de imprevistos.
el rol requiere criterio, discreción, autonomía y comunicación constante, con capacidad para ejecutar sin supervisión continua.
responsabilidades
oficina y administración
* apoyar en la administración general de la oficina junto con la jefa de oficina.
* ser el filtro del ceo: recibir, priorizar y canalizar para su seguimiento oportuno
* recordatorios oportunos de compromisos, reuniones, fechas clave y pendientes — de forma prudente y en el momento adecuado.
* dar seguimiento a acuerdos y pendientes con equipos internos, asegurando que se cumplan sin necesidad de intervención del ceo.
* preparar materiales, resúmenes o minutas previo a reuniones, y dar seguimiento a los acuerdos derivados.
* redactar y enviar comunicaciones en español e inglés en nombre del ceo.
* coordinación con proveedores de la oficina cuando se requiera.
* organización y control de documentos físicos y digitales de la dirección.
personal y lifestyle
* llevar la relación de pagos y cajas: registro, conciliación y seguimiento de gastos personales y familiares.
* gestión de líneas telefónicas familiares: planes, renovaciones, trámites con operadores y resolución de incidencias.
* control de pagos familiares y servicios contratados.
* recordatorios oportunos de citas personales, fechas importantes, compromisos sociales y familiares.
* coordinación de choferes, traslados y logística de transporte personal.
* apoyo y gestión en planeación de viajes: pagos a tarjetas, manejo de divisas, coordinación con agencia de viajes, cambios de ruta, itinerarios y logística completa.
* resolución de imprevistos y cambios de último minuto.
* reservaciones de restaurantes, actividades culturales, deportivas o de entretenimiento.
* compras, trámites y diligencias personales.
* trámites de documentos oficiales: pasaportes, visas, seguros y similares.
* coordinar experiencias y servicios de concierge.
perfil buscado
* experiencia previa con ejecutivos, dirección o entornos de alta confianza
* alto nivel de organización y seguimiento
* criterio para manejar temas sensibles y confidenciales
* flexibilidad de horario
* enfoque práctico, resolutivo y de ownership
requisitos indispensables
* disponibilidad presencial en monterrey / san pedro garza garcia
* experiencia en coordinación, administración o manejo de proveedores
* manejo fluido de herramientas digitales (calendarios, correo, whatsapp, notion u otros)
este puesto no es para ti si
* buscas un horario rígido
* prefieres tareas rutinarias sin responsabilidad
* te incomoda manejar temas personales, pagos o información sensible