Perfil del candidato
nos encontramos en búsqueda de un profesional con sólidos conocimientos administrativos, capacitado para coordinar y liderar a un equipo.
descripción del puesto
el/a coordinador/a administrativo será responsable de garantizar el funcionamiento eficiente de las actividades administrativas del sitio de investigación.
funciones principales
1. servicio administrativo de la estación de investigación: proporciona soporte administrativo complejo, diverso y de alta calidad mediante la planificación, el análisis de datos y la resolución de problemas diarios en áreas centrales como manejo de información sensible y confidencial y supervisión del presupuesto, cuentas por pagar, soporte de recursos humanos y nómina.
2. coordinar y liderar a un equipo administrativo de 4 personas responsables de diferentes áreas administrativas (nomina, logistica, almacén, requisiciones, proveedores, asuntos regulatorios, etc).
3. ayudar al líder de sitio en el procesamiento y mantenimiento del presupuesto del sitio. Las actividades también incluyen realizar un seguimiento de los gastos enviándolos a cuentas por pagar y ayudar a analizar los datos de gastos.
4. ayudar a recursos humanos a empleados temporales y elaborar informes semanales de incidencias laborales.
5. proporcionar apoyo en actividades y cuestiones relacionadas con recursos humanos, como el mantenimiento de registros físicos y digitales de los empleados.
6. organizar y programa actividades de oficina, incluidas reuniones, viajes y conferencias.
7. responsable de la organización de eventos locales siguiendo los lineamientos de la empresa.
8. gestionar horarios y coordinar citas; mantener informada a la dirección sobre los compromisos.
9. coordinar con vendedores y proveedores para garantizar servicios eficientes y completar encuestas de servicio.
10. establecer, mantener y actualizar el sistema de archivos/servidor del sitio y recuperar la información necesaria de los archivos según sea necesario.
12. coordinar la compra de equipos de protección personal, papelería, artículos de limpieza, etc.
13. canalizar llamadas telefónicas y atención de visitantes y proveedores.
14. coordinar todo lo relacionado con las visitas en el sitio (hotel, transporte, alimentación, así como necesidades especiales de los visitantes).
15. supervisar y mantener el equipo de oficina; inventario de suministros y ordenar suministros de reemplazo según sea necesario.
16. ayudar las actividades de extensión comunitaria y liderar el comité de respeto en el sitio.
17. velar por y gestionar los contratos de arrendamiento de terrenos, proceso de facturación por entrega de pagos de agotamiento y compensaciones.