I. TÍTULO DEL PUESTO:
Subjefe de Sucursal
II. UBICACIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
1. Director de Ventas
2. Gerente de Ventas
3. Supervisor de Ventas
4. Jefe de Sucursal
III. DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PUESTO
Asegura y participa activamente en la correcta operación de la sucursal a cargo, para contribuir al logro de los objetivos establecidos por la empresa, garantizando la satisfacción de nuestros clientes y el resguardo de los bienes asignados a la farmacia, así como ejercer las acciones necesarias para cumplir con las metas de venta comunicando, motivando y orientando a su equipo de trabajo; verificando el cumplimiento de políticas apegado a la cultura institucional del GPUPM.
IV. DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
1. Sensibilizar en el trato a sus colaboradores para identificar necesidades o posibles omisiones al cumplimiento de nuestra máxima, trato justo y pago justo, con el objetivo de mantener un clima laboral saludable que impacte en el desempeño y en la productividad para el logro de metas.
2. Asegurar que se genere la correcta apertura y cierre de la sucursal, verificando que tenga las condiciones de operación optimas en mobiliario, equipo de cómputo, y valores que se generaron por las ventas del día, con el fin de mantener una correcta administración de todos los recursos (ref. 1).Garantizar el correcto uso del fondo fijo asignado a la sucursal, verificando que la información y registros de venta se envíen a cuentas por cobrar, así como corroborar que los depósitos se ejecuten correctamente; evitando incurrir en faltantes de dinero. (ref. 1)
3. Comunicar y asegurar el entendimiento por parte de sus colaboradores de una forma clara de los objetivos, metas y estrategia de ventas, así como campañas, concursos y promociones vigentes, y el envió de información considerada dentro de las políticas hacia las áreas del corporativo. (ref. 1) (ref. 2)
4. Dirigir, participar e inspirar a su equipo de trabajo para la adecuada realización de sus actividades voceo, volanteo, venta de segundo esfuerzo y cierre de ventas, así como medir la calidad en el servicio que ofrecen los colaboradores a nuestros clientes.
5. Evaluar y revisar las metas, objetivos individuales y (ref. 3) de la sucursal midiendo el cumplimiento contra metas establecidas. Tomando decisiones identificando las acciones positivas que nos generen buenos resultados (felicitaciones en público llamadas de atención en privado). (ref. 1)
6. Desarrollar las habilidades del equipo de trabajo para un mejor desempeño tanto en el puesto actual como para una futura promoción, y dar el seguimiento a los colaboradores de nuevo ingreso para su mejor adaptación y desarrollo de habilidades en el puesto asignado. (ref. 1)
7. Realizar el rol de turnos apegados a las políticas, así como reportar incidencias administrativas del personal, solicitud de ajuste de plantilla para cubrir las necesidades de la sucursal; asegurar el correcto cumplimiento de las políticas de administración de personal con el objetivo de mantener un clima laboral saludable y la correcta operación de la sucursal. (ref. 1)
8. Asegurar que el inventario de la sucursal sea el óptimo considerando rotación y almacenamiento, así como la recepción, revisión y acomodo de los resurtidos (ref. 1); reportando posibles fallas de almacén mediante el portal; realizar el conteo diario de inventarios aplicando los ajustes necesarios. (ref. 1)
IV-2.DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
9. Asegura que la imagen y limpieza de sucursal, consultorio y demás instalaciones se mantengan en óptimas condiciones (farmacias como nuevas). Vigilando el buen uso y conservación del activo fijo de la empresa, reportando altas bajas o cambios activos al área de contabilidad. (ref. 5) (ref. 6)
10. Revisar y verificar la vigencia de los trámites administrativos y permisos de operación informando con anticipación la renovación de los mismo al supervisor de ventas y/o al área correspondiente además la recepción y notificación de cualquier tipo de inspección o visita emitida por alguna autoridad siempre y cuando sean dirigidas a Farmacias de Similares SA de CV y continuar con el proceso establecido; notificación y envió de documentos recibidos relacionados al predio como boleta predial, recibo de luz, agua etc. a las áreas correspondientes. (ref. 1)
V. AUTORIDAD
Es responsable de los recursos materiales, financieros y humanos de la sucursal a su cargo, teniendo la autoridad para su administración; cumpliendo con los procedimientos, normas y políticas de la empresa.
VI. INDICADORES
· Venta promedio por nota
· % de crecimiento año vs año
· % de alcance de meta mensual y anual
· Concursos vigentes
· Campañas
VII. DIMENSIONES
A) FINANCIEROS: Fondo fijo asignado, así como todos los recursos tangibles e intangibles que se relacionen con su actividad de trabajo.
B) RECURSOS HUMANOS: Personal de la sucursal asignado.
C) RECURSOS MATERIALES: Todas las herramientas de trabajo y activos tangibles que sean considerados para la realización de sus actividades.
D) PROCESOS: Asegurar el correcto funcionamiento de la unidad de negocio, generación de las ventas y administración del producto.
VIII. PRINCIPALES CONTACTOS DEL PUESTO
A) CLIENTES INTERNOS
· Contabilidad: Depósitos, reembolsos y conciliaciones.
· Arrendamiento: Licencias y permisos.
· Jurídico: Siniestros y notificaciones.
· Mantenimiento: Mantenimiento de mobiliario.
· Imagen: Para cuidado de imagen corporativa.
· Centros de distribución CEDIS: Fallas, resurtido, devoluciones y material de imagen (Botargas).
· Capital Humano: Control de asistencia, dudas de nómina, capacitación, movimientos del personal y vacantes.
B) CLIENTES EXTERNOS- MOTIVO POR EL QUE SE TIENE CONTACTO.
· Autoridades que revisen la correcta operación de la unidad de negocio.
· Proveedores (mantenimiento, producto básico y de publicidad)
IX. PERFIL DEL PUESTO
A) ESCOLARIDAD:
Bachillerato /Técnico
B) CARRERA TÉCNICA / UNIVERSITARIA / MAESTRÍA:
Certificado
C) IDIOMAS:
Inglés - Básico
D) EXPERIENCIA ESPECÍFICA INDISPENSABLE
· Venta promedio por nota
E) AÑOS DE EXPERIENCIA
2 años
3 años
X. COMPETENCIAS
A) TÉCNICAS
· Conocimientos generales en punto de venta: Nivel Intermedio
· Administración de inventarios: Nivel Intermedio
· Conocimientos en farmacéutica: Nivel Intermedio
· Manejo administrativo de sucursales: Nivel Intermedio
· Ventas con contacto directo de clientes y conocimiento de retail,
· Razonamiento numérico,
· Manejo de dispensación de medicamentos,
· Paquetería Office,
B) ESPECÍFICAS (COMPETENCIAS)
Adaptabilidad al Cambio e InnovaciónComunicación ConscienteDesarrollo de Personas y EquiposOrientación a los Resultados y a la CalidadOrientación al Cliente y ConsumidorConciencia y Protección MedioambientalToma de DecisionesTrabajo en Equipo y Colaborativo
XI. HABILIDADES
OrganizaciónResponsabilidadActitud de ServicioEmpatíaPersuasiónComprometidoTrabajo Bajo PresiónProactivoExtrovertidoVisión de Negocio
XII. REFERENCIAS
1. Manual del Jefe de Sucursal.
2. Boletín de Ventas Mensual
3. Pizarrón o gráfica de ventas
4. Manual de Procedimiento Normalizados de Operación
5. Manual Imagen de Tiendas
6. Portal de Sucursales Farmacia Digital