Summary
buscamos un/a profesional proactivo/a y organizado/a para coordinar operaciones administrativas de instalaciones, con enfoque en gestión de contratos, proveedores y soporte financiero. Esta posición es clave para garantizar el cumplimiento normativo (incluyendo gxp y hse), la eficiencia operativa y la transparencia de costos.
about the role
#li-hybrid
location: mexico city, mexico
scope: argentina
responsabilidades clave
* gestión de proveedores:
iniciar y gestionar solicitudes de proveedores, asegurando procesos adecuados (por ejemplo, tprm, carritos de compra, asignación de costos).
gestionar la correspondencia con proveedores, preparar ofertas para servicios adicionales y monitorear su cumplimiento.
recolectar y preparar documentación de salud, seguridad y medio ambiente (hse) para asegurar el cumplimiento durante todo el ciclo de vida del contrato.
asegurar que los contratos cumplan con los estándares gxp para cumplir con las regulaciones.
* gestión de contratos:
revisar y finalizar contratos de proveedores con el equipo de compras y equipos internos.
facilitar la firma de contratos y mantener el cumplimiento legal.
almacenar contratos firmados y mantener registros precisos en la base de datos de novartis.
* mantenimiento de base de datos:
actualizar registros de proveedores y contratos para asegurar precisión y cumplimiento.
realizar auditorías periódicas de la base de datos para identificar discrepancias o mejoras.
gestionar cargos del arrendador (por ejemplo, facturas de renta, descuentos, garantías) y coordinar cambios con bpa y contabilidad.
colaborar en ajustes de contratos de arrendamiento con el equipo central de administración de arrendamientos.
* asistir en la preparación de aprobaciones de costos (cars) para proyectos pequeños de instalaciones con los equipos correspondientes.
* crear órdenes de compra (pos) para gastos aprobados.
* gestionar pos, recepción de bienes, pagos a proveedores, impuestos de propiedad y documentación de arrendamientos.
* colaborar con el head refs y bpa para gestionar presupuestos, optimizar costos y asegurar operaciones fluidas de las instalaciones.
* utilizar herramientas de seguimiento financiero para monitorear gastos, proporcionar transparencia de costos y apoyar en la toma de decisiones. Gestionar tareas administrativas según sea necesario, incluyendo cumplimiento de servicios relacionados con gxp cuando aplique.
* preparar análisis e informes para apoyar al gerente de refs. Recargar costos transferidos de refs a unidades de negocio y gestionar actividades de subarrendamiento (contratos, facturas, servicios de comedor, etc.).
* rastrear y optimizar servicios públicos mientras se coordina la gestión de activos en sap, incluyendo actividades administrativas y soporte en reportes hse.
requisitos esenciales:
* licenciatura en administración de empresas o finanzas.
* más de 3 años de experiencia comprobada en operaciones de instalaciones: órdenes de compra, previsión, registros, pagos a proveedores y servicios públicos, gestión de contratos y administración financiera.
* dominio de sap y herramientas de seguimiento financiero para la monitorización y elaboración de informes presupuestarios.
* excelentes habilidades de comunicación y organización para gestionar la correspondencia y los plazos.
* mentalidad analítica con atención al detalle y habilidades proactivas para resolver problemas.
* capacidad para colaborar con equipos y gestionar múltiples partes interesadas de manera efectiva.
* orientación a la acción, alto sentido de urgencia y gestión de riesgos.
* dominio del inglés deseable
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