Manda tu cv a ****** asunto coloca: Oficial administrativoI.
Descripción del PuestoEs un profesional clave que brinda soporte administrativo y organizativo de alto nivel.
Esta posición es fundamental para optimizar el tiempo del directivo, asegurar la fluidez de las operaciones diarias de la oficina y facilitar la comunicación interna y externa.
Debe ser proactivo, discreto y capaz de gestionar múltiples tareas con eficiencia y autonomía.II.
Funciones y Responsabilidades ClaveResumen: Seguimiento, reportes y administraciónA.
Gestión Administrativa y de Oficina:Organizar y mantener las agendas, coordinando reuniones, citas y viajes de negociosFiltrar y gestionar la correspondencia (física y electrónica), llamadas telefónicas y comunicaciones, priorizando y redirigiendo según sea necesario.Preparar y editar documentos, presentaciones, informes, minutas de reuniones y otros materiales, asegurando la precisión y un formato profesional.Organizar y mantener archivos (físicos y digitales) de manera eficiente y confidencial.Gestionar el material de oficina y otros recursos administrativos, asegurando su disponibilidad.B.
Apoyo en Proyectos y Operaciones:Investigar y recopilar información para apoyar la toma de decisiones de la dirección.Preparar y dar seguimiento a los documentos contractuales, asegurando que se cumplan los plazos.Coordinar la logística para eventos internos o externos (capacitaciones, reuniones de equipo, visitas a clientes).
Apoyar en el seguimiento de proyectos o iniciativas especiales asignadas por la dirección.Colaborar en la preparación de presupuestos y el seguimiento de gastos del área de dirección.C.
Comunicación y Relaciones Interpersonales:Actuar como enlace entre la dirección y los demás departamentos, clientes, proveedores y otras partes interesadas, manteniendo un alto nivel de profesionalismo.Facilitar la comunicación interna, asegurando que la información clave fluya de manera efectiva hacia y desde la dirección.Manejar la información confidencial con la máxima discreción y profesionalismo.Gestionar y resolver situaciones o consultas que no requieran la intervención directa del director.D.
Gestión Financiera Básica (si aplica):Manejar la caja chica de la dirección y gestionar los reembolsos de gastos.Preparar reportes de gastos y coordinar con el departamento de contabilidad.III.
Perfil del PuestoA.
Educación y Experiencia:Formación académica: Carrera técnica o Licenciatura en Administración, Secretariado Ejecutivo, Comunicación, Relaciones Públicas o campo afín.Experiencia laboral: Preferiblemente en el sector de servicios, aunque no es excluyente.Experiencia en la gestión de agendas complejas y coordinación de viajes.B.
Habilidades Técnicas:Dominio avanzado de paquetería Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), indispensable para la creación de documentos, presentaciones, análisis de datos básicos y gestión de correo/calendario.Excelente redacción y ortografía en español.Habilidad para la creación y gestión de bases de datos sencillas o listas.Manejo de equipo de oficina (impresoras, escáneres, sistemas de videoconferencia).
Conocimiento de sistemas de gestión documental (deseable).
C.
Habilidades Blandas (Competencias Clave):Organización y Planificación: Capacidad excepcional para organizar tareas, priorizar y manejar múltiples responsabilidades simultáneamente.Proactividad e Iniciativa: Anticipar necesidades y actuar de forma autónoma para resolver problemas antes de que surjan.Discreción y Confidencialidad: Absoluta fiabilidad en el manejo de información sensible y privada.Comunicación Efectiva: Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, con tacto y diplomacia.Resolución de Problemas: Capacidad para identificar problemas y encontrar soluciones prácticas.Orientación al Detalle: Atención meticulosa a la precisión en todos los documentos y tareas.Adaptabilidad y Flexibilidad: Capacidad para ajustarse a cambios inesperados y nuevas prioridades.Relaciones Interpersonales: Habilidad para establecer y mantener relaciones profesionales efectivas con diversas personas.Gestión del Tiempo: Optimizar el tiempo propio y el de los directivos.