Practicante administrativo de operaciones
resumen del puesto:
el practicante administrativo de operaciones es responsable de asegurar el funcionamiento eficiente de los procesos administrativos relacionados con la gestión de documentos de seguridad, logística de equipos y herramientas, facturación, y organización de viajes. Además, proporciona soporte en la compra de insumos de oficina y maneja plataformas específicas para el seguimiento de órdenes de trabajo y compra.
principales responsabilidades:
gestión de documentación hse:
* recopilar y preparar documentos relacionados con seguridad, salud y medio ambiente (hse) para el acceso de empleados y contratistas a las instalaciones de los clientes.
asegurar el cumplimiento con los requisitos estipulados por los clientes y la empresa.
recepción y envío de equipos:
* recibir, verificar y asegurar que los equipos, herramientas y refacciones estén en buen estado.
* preparar pedidos para envío, incluyendo clasificación, embalaje, etiquetado y coordinación con empresas de paquetería.
facturación de compras :
* generar, validar y procesar facturas de compras, asegurando la precisión de la información fiscal.
* registrar datos en sistemas contables y gestionar pagos conforme a normativas fiscales.
cierre y seguimiento de Órdenes de compra:
* manejar y controlar órdenes de compra en la plataforma servicemax.
* asegurar la correcta entrega de pedidos y resolución de incidencias.
gestión de reservaciones y logística de viajes:
* reservaciones de vuelos, hospedaje y transporte.
* gestionar viáticos y preparar documentos requeridos para cada viaje.
creación de Órdenes de trabajo:
* crear órdenes de trabajo en smax según las especificaciones del cliente, serie del equipo y alcance del trabajo.
apoyo en la compra de insumos de oficina:
* colaborar en la adquisición de insumos necesarios para el funcionamiento diario de la oficina.
requisitos:
* cursar actualmente la carrera profesional en administración de empresas, logística, o campo relacionado.
* excelentes habilidades organizativas y de comunicación.
* capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo.
* atención al detalle y habilidades de resolución de problemas.
* inglés intermedio - avanzado