*descripción del puesto*:
buscamos un asistente ejecutivo para realizar una variedad de tareas administrativas y apoyar a los altos directivos de nuestra compañía. Entre las responsabilidades de un asistente ejecutivo se incluyen la gestión de calendarios, la organización de viajes y la preparación de informes de gastos. Para desempeñar este cargo satisfactoriamente, debe ser organizado, tener excelentes capacidades de gestión del tiempo y ser capaz de actuar sin recibir orientación. En definitiva, contribuirá a la eficiencia de nuestra empresa proporcionando apoyo personalizado y oportuno a los ejecutivos.
*responsabilidades*:
- actuar de punto de contacto entre los ejecutivos, los empleados, los clientes y otros socios externos.
- gestionar el flujo de información de manera adecuada y correcta
- gestionar los calendarios de los ejecutivos y concertar reuniones.
- organizar los viajes y el alojamiento.
- hacer un seguimiento de los gastos semanales y preparar informes semanales, mensuales o trimestrales.
- supervisar el desempeño de otros miembros del personal de secretaría
- actuar como gerente de oficina manteniendo al día el inventario del material de oficina
- dar formato a la información para la comunicación interna y externa: memorandos, correo electrónico, presentaciones e informes.
- escribir actas durante las reuniones
- filtrar y dirigir las llamadas telefónicas y distribuir la correspondencia.
- organizar y mantener los sistemas de archivo de la oficina.
*requisitos*:
- experiência laboral como asistente ejecutivo, asistente personal o un puesto similar
- excelentes conocimientos de ms office
- excepcionales capacidades de organización y de gestión del tiempo.
- familiaridad con aparatos y aplicaciones para oficina (p. ej., calendarios electrónicos y fotocopiadoras)
- excelentes capacidades comunicativas verbales y escritas.
- discreción y confidencialidad
- título de educación secundaria
- se valorará estar en posesión de un diploma o certificado de asistente personal