Limpieza Monterrey es una compañía (avalada por la STPS) con más de 40 años en el mercado ofreciendo soluciones de aseo a las empresas mexicanas. La cuenta con la infraestructura y logística de transporte para atención a los clientes, y el espíritu y empuje lo integra el capital humano que la compone.
**Objetivo**:
Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento de la empresa.
**Responsabilidades laborales**:
- 1. Planificación de agenda, reservaciones y actividades de la empresa._
- a. Coordinar agenda ejecutiva organizando compromisos y actividades (entrevistas, reuniones, entre otros)
- b. Verificar equipos, insumos de oficina, insumos de cafetería y baños.
- c. Organización de eventos y actividades asociadas.
- d. Llevar el directorio de clientes y proveedores.
- e. Comunicar de manera inmediata al jefe inmediato sobre cualquier anormalidad o situación que esté fuera de su alcance.
- 2. Administrar correspondencia._
- a. Verifica y organizar la correspondencia entrante y saliente (cartas, correos electrónicos, faxes, paquetes, documentos digitales, oficios, memorandos, publicaciones, entre otros.
- b. Deriva la correspondencia a los destinatarios.
- 3. Administra documentación organizacional._
- a. Elabora y completa documentación interna y/o externa (física y electrónica), redactando cartas, oficios, informes, entre otros, e imprimiendo y fotocopiando y escaneando documentos, según requerimientos.
- b. Elaboración y organización de expedientes de clientes, servicios básicos, vehículos, mantenimientos, proveedores, y seguros bajo su responsabilidad.
- c. Mantener toda la información de manera ordenada tanto físicamente como electrónicamente, así como con su debido respaldo.
- 4. Atención a clientes: _
- a. Elaboración de pedidos y/o cotizaciones cuando le sea solicitado de acuerdo con los procedimientos internos.
- b. Seguimiento a la venta del cliente y su reporte.
- c. Elaboración de facturas y complementos de pago, envío a clientes, y su confirmación de recepción.
- d. Administración de acuses de cancelación.
- e. Elaboración de remisiones y entrega de materiales.
- 5. Administración de compras: _
- a. Elaboración de órdenes de compras.
- b. Elaboración de órdenes de entrada y salida de almacén.
- c. Inventario.
- d. Búsqueda de proveedores y negociación de precios
- 6. Administra dineros asociados._
- a. Resguardar la documentación relevante del área, manteniendo su orden y disponibilidad para los requerimientos internos y externos.
- b. Manejo de caja chica y gasolina realizando la rendición de cuentas correspondiente.
- c. Gestiona solicitudes de tesorería, solicitudes de compra, trámite de pagos, envío y anulación de facturas, entre otros.
- 7. Realiza actividades administrativas._
- a. Llevar las minutas en las juntas.
- b. Llevar el control de los materiales de oficina.
- c. Llevar control de entrega de material interno de limpieza de oficina.
- 8. Atención al público._
- a. Atención de llamadas telefónicas, registrándolas y derivándolas a las unidades correspondientes (internas y/o externas) dando respuesta a las consultas de su competencia, a modo de optimizar el tiempo.
- b. Entrega de información en temas de procedimientos tales como plazos, documentación, trámites, entre otros, a personas que lo requieran.
- c. Dar la bienvenida a visitantes y determinar si se les debe de dar acceso a ciertas personas.
- d. Seguir el protocolo COVID-19.
**Habilidades**:
- Empatía y escuchar activamente.
- Saber hablar y diplomacia
- Comprensión de lectura
- Ser capaz de resolver problemas en poco tiempo
- Ser la mano derecha de su superior y llevar su agenda
- Capacidad de solucionar problemas de manera autónoma y de cumplir con varias tareas de forma simultánea (multitarea)
- Priorizar las tareas importantes sin dejar de lado las secundarias
- Destreza en redacción, ortografía, gramática y puntuación.
- Experiência utilizando equipos de oficina y aplicaciones usuales de software.
- Discreción y pensamiento crítico
- Coordinación
- Conocimientos de ofimática
- Proactividad (tener iniciativa)
- Persona sumamente organizada.
- Resiliencia
- Saber trabajar bajo presión.
**Requisitos**:
- Licenciatura terminada.
- Experiência comprobante como secretaria o un rol administrativo similar.
- Conocimiento profundo de la administración de oficinas y de procedimientos contables básicos, así como del vocabulario técnico relevante que se maneja en la industria.
- USO DE SISTEMAS CONTPAQ, uso de paquetería office, correo electrónico, etc.
Tipo de puesto: Tiempo completo, Por tiempo indeterminado
Salario: $10,000.00 - $13,000.00 al mes
Beneficios:
- Vales de despensa
Pago complementario:
- Bono de asistencia
- Bono de puntualidad
Consideraciones ante el COVID-19:
Toma de temperatura al personal al ingresar, preguntar si ha presentado síntomas en los último