Customer solutions specialist (especialista en servicio al cliente)
roles
•importaciones/exportaciones: garantiza la probidad de las operaciones de importación/exportación desde el origen hasta su destino final.
•compras: elabora y transmite las órdenes de compra (po) acorde a lo negociado por cadena de suministro dando seguimiento hasta su recepción.
•atención a clientes: es el punto de contacto operativo entre los clientes, ventas y cadena de suministro para la correcta ejecución, seguimiento, comunicación, documentación y facturación de pedidos.
•gestión de inventarios: recepción de bienes, control de inventarios, solicitud de acondicionamiento y embarque de mercancías.
•cumplimiento regulatorio y calidad: garantiza que la información técnica incluyendo certificados de calidad sean emitidos conforme a la normatividad aplicable y lineamientos
objetivo del puesto
•garantizar que todas las operaciones de importación/exportación cuenten con las aprobaciones necesarias para cumplir con la regulación vigente.
•prevenir que las operaciones de importación/exportación generen multas, abandonos, demoras, retención de las mercancías o sobrecostos.
•asegurar la ejecución de pedidos, brindando el soporte y comunicación efectiva que permita mejorar la experiencia del cliente.
•gestionar de forma efectiva el abasto y entrega de las órdenes de venta (sos) acorde al criterio otif (on time in full) cumpliendo los acuerdos con el cliente.
•mantener control de los inventarios en terminales y almacenes terceros (3pl) y solicitar su almacenamiento, identificación y despacho de mercancías alineado a lo negociado.
•coordinación de entregas, creación de rutas de reparto, selección y contratación de proveedores de transporte.
•emisión de información técnica (fichas de datos de seguridad, especificaciones de producto, hoja de emergencia en la transportación y certificados de análisis).
observaciones
•se apega a los procesos declarados en el sistema de gestión de calidad y cumple con lo indicado en el código de ética.
•ejecuta bajo lineamientos definidos por director de cadena de suministro (supply chain director) y gerencia de servicio al cliente global (customer service manager, global) utilizando el sentido crítico y lógico.
•es consciente de que su desempeño impacta directamente en la experiencia del cliente y en la eficiencia operativa.
•requiere conocimiento sólido en comercio internacional, regulaciones aplicables a los productos químicos, gestión e interacción de almacenes, líneas de transporte y atención a clientes.
relaciones operativas
para el logro del objetivo requiere relación estrecha con:
•cadena de suministro: supply chain director
•servicio al cliente: global customer service manager
•ventas: business development managers
•finanzas: (account receivables / payables)
•externos: proveedores de materia prima y servicios, pudiendo ser: almacenes terceros 3pl y transportistas; así como clientes nacionales e internacionales
funciones principales:
i. Gestión operativa integral de pedidos
•revisión de necesidades y regulación previo a la importación.
•envió de órdenes de compra a proveedores y contratación de requerimientos logísticos.
•monitoreo y respuesta oportuna a correos de órdenes compra y solicitudes de clientes.
•revisar órdenes de compra y convertir cotizaciones en órdenes de venta.
•coordinar discrepancias con supply chain.
•coordinar logística, fletes y documentación (bl, bol, pl, coa, factura comercial).
•facturar órdenes de venta conforme a procedimiento.
•registrar costos correctos en el sistema.
•dar seguimiento a importaciones y exportaciones.
•enviar documentación a agente aduanal.
•procesar pedidos de muestras.
•asegurar actualización diaria del sistema (erp / crm). Vigilar el seguimiento a todas las actividades que se desprendan del sgc en todas sus fases.
•ejecutar goods receipts, issue y picking.
ii. Soporte a lanzamientos y nuevas iniciativas
•apoyar en la implementación operativa de nuevas líneas de producto (alta de productos, generación de información técnica).
•coordinar envío de muestras para pruebas piloto.
iii. Control y documentación
•mantener registros conforme a requisitos del sgc.
•vigilar seguimiento a actividades derivadas del sgc.
•canalizar facturas de proveedores a cuentas por pagar.
•canalizar facturas de clientes a cuentas por cobrar y apoyar en el seguimiento cuando sea requerido.
•registrar gastos adicionales en sistema.
•dar seguimiento a disputas con proveedores y clientes.
autoridades
•solicitar información necesaria a áreas internas para ejecución de pedidos.
•coordinar con proveedores y transportistas.
•registrar proyectos y actualizaciones en sistema.
•proponer mejoras operativas en procesos de servicio.
•disputar cargos incorrectos y/o desviaciones de calidad con proveedores y clientes (previa revisión).