Asistente de dirección comercial / acceso / government affairs (cdmx)
*responsabilidades*:
- prepara documentos y materiales de presentación; responde a la correspondencia, consultas y llamadas entrantes; realiza borradores de cartas y comunicados oficiales; organiza y asiste a reuniones; toma y distribuye las actas.
capaz de expresarse en su propio idioma y en inglés.
- gestiona las citas y programas de los ejecutivos y realiza los preparativos de los viajes para hacer un uso adecuado del tiempo
- recopila, compila, verifica y analiza la información que utilizarán los ejecutivos en documentos como memorandos, cartas, informes, discursos, presentaciones y comunicados
- coordina reuniones / conferencias internas y externas y supervisa todos los detalles, como la planificación de las horas de las reuniones, los preparativos de los viajes de los asistentes y la disponibilidad de distintos materiales y actividades relacionados con las reuniones
- facilita la comunicación entre ejecutivos y otros ejecutivos, managers y empleados así como con terceros como medios, clientes y el público
- proporciona soporte administrativo especializado basado en proyectos si es necesario
- maneja información confidencial y mantiene la seguridad de los registros y archivos de los ejecutivos
- mantiene los registros administrativos y contables de los ejecutivos; supervisa, revisa y aprueba gastos estándar para garantizar la realización de las actividades de la oficina según los presupuestos establecidos
- realiza otras tareas administrativas necesarias de manera individual para las que se requiere organización y discreción
- planea, organiza y programa su propia carga de trabajo para que todas las actividades se realicen de forma eficaz y a tiempo
- puede supervisar a empleados con menos antigüedad del departamento de ayudantes personales y secretarios
requerimientos mandatorios:
- experiência previa como pa
- capacidad para seguir procesos
- buenas habilidades comunicativas
- amplia experiência en tareas administrativas, de secretaria o similares
- conocimiento general de las políticas y procedimientos de la empresa
- capacidad para gestionar múltiples proyectos, tareas y asignaciones simultáneamente y de manera eficaz
- habilidad y conocimientos demostrables en aplicaciones informáticas
- perfil de atención al cliente interno y externo