Objetivos del puesto
Planificar y garantizar una gestión administrativa eficiente, ordenada y alineada con los objetivos de la agencia, asegurando que todos los procesos de captura de la información comercial y de proveedores estén al 100% y funcionen de manera fluida. El área administrativa debe ser el soporte estructural de la organización, por lo que su nivel de orden, control y organización impacta directamente en el desempeño global de la empresa y en la ejecución efectiva de los proyectos operativos.
Funciones principales
Gestión financiera y administrativa:
· Revisar en el sistema CONTPAQi el alta de clientes y proveedores que cumpla con los requisitos indispensables para poder colaborar con la empresa (Documentos oficiales, Razón social, nombre comercial, tarifas, periodo de crédito otorgado y servicios a ofrecer.
· Preparar y mantener actualizado el reporte de facturación mensual y anual, el reporte de pago a proveedores y el reporte de pagos fijos.
· Entregar en tiempo y forma al despacho los controles de venta, ingreso y egresos identificados correctamente por servicio al despacho para la correcta elaboración de pago de impuestos e IMSS.
· Tener esta información actualizada para que dirección general evalúe diariamente las estrategias financieras de la empresa.
· Controlar los resultados financieros con el estado de cada proyecto obligatorio y garantizar su registro oportuno en los sistemas correspondientes (CONTPAQi).
· Supervisar ingresos, egresos, conciliaciones bancarias, pagos y flujo de caja, asegurando su correcto registro y documentación.
· Registrar y dar seguimiento a gastos, facturas recibidas, pagos y reembolsos, asegurando su correcta documentación y carga en sistemas.
· Elaborar facturas y complementos de pago conforme a los lineamientos establecidos.
· Proceder administrativamente únicamente con cotizaciones formales de cada proyecto del área de compras.
Cuentas por cobrar y pagar:
· Elaboración y coordinación de la facturación a clientes, dar seguimiento puntual a las cuentas por cobrar y mantener actualizado el control en los portales de los clientes.
· Gestionar pagos a proveedores en coordinación con la dirección general, asegurando su ejecución conforme a procesos establecidos.
· Controlar y organizar de manera eficiente las cuentas por cobrar y por pagar, registrando toda la información en los sistemas correspondientes.
Documentación y cumplimiento:
· Analiza, organiza y supervisa el uso eficiente de los recursos materiales y financieros de cada proyecto.
· Asegura que toda la información financiera y administrativa esté debidamente registrada y actualizada en los sistemas y servidores asignados
· Preparar documentación contable en formatos físicos y digitales
Habilidades:
Comunicación clara y efectiva
Pensamiento lógico y capacidad de análisis
Organización, planificación y gestión del tiempo
Precisión y atención al detalle
Capacidad para presentar y sintetizar información
Habilidad para resolver problemas
Recopila, organiza y reporta
Manejo eficiente de múltiples tareas
Conocimiento de herramientas digitales
Manejo responsable y protección confidencial
Elaboración y seguimiento de presupuestos
Requisitos:
Experiencia mínima de 2 años en puesto similar (comprobable).
Disponibilidad de horario.
Manejo de Excel nivel avanzado (comprobable).
Conocimientos en:
o Control y administración de proveedores.
o Facturación, cobranza, pagos, ingresos y egresos.
o Elaboración de reportes y análisis de información.
o Presentaciones ejecutivas.
o En sistemas de gestión administrativa y contable
o CONTPAQi Contabilidad y Nóminas (Deseable).
o Manejo de plataformas IMSS: IDSE, SUA y SIPARE.
o Experiencia en cálculo y pago de cuotas obrero-patronales.
Ofrecemos:
Contratación directa con la empresa.
Contrato inicial por 3 meses de prueba.
Contrato indeterminado (posterior
a evaluación).
Prestaciones de ley
Tipo de puesto: tiempo completo