Tiene por misión la recepción y atención de clientes y proveedores, realizar tareas administrativas y de gestión básicas, recibiendo, registrando y transmitiendo información y la documentación requerida.
responsibilities
1. Atender de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas del conmutador.
2. Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como externa
3. Atender todas aquellas personas que necesiten información.
4. Supervisar la disponibilidad, según calendario, de sala de juntas (limpieza, agua, café, etc)
5. Supervisar la disponibilidad, según calendario, de sala de virtual en zoom (limpieza, agua, café, etc)
6. Programar en el calendario las llamadas, citas, cursos, visitas y en general cualquier evento que sea solicitado por la junta de socios, asitente de dirección y/o gerentes.
7. Programar y coordinar la ruta de mensajero en forma anticipada.
8. Supervisar la limpieza de sanitarios, recepcion y sala de juntas.
9. Vigila los accesos externos, abriendo y cerrando según corresponda, conforme a las visitas de clientes, proveedores que se tengan programadas.
10. Reporta la visita de personas que no esten programadas (visita de autoridades, proveedores, otros) a su inmediato superior.
11. Administrar la papelería, artículos de limpieza y en general elementos de uso de la compañía reportando los faltantes para su reposición.
12. Presta apoyo a los departamentos en la confección de diferentes documentos, informes, fotocopias y en el archivo de esta.
13. Organizar los recordatorios de aniversario personal y laboral de colaboradores de la firma y de aniversarios personales de clientes.
14. Compartir los comunicados masivos a clientes y colaboradores que afecten sus actividades (mantenimiento de servidores, suspensión de labores, etc.)
15. Apoyar en tareas de facturación a clientes externos
16. Apoyar en tareas relacionadas a obtención de opiniones de cumplimiento (sat) o constancias de situación fiscal.
17. Organizar anticipadamente los elementos decorativos necesarios para celebraciones o festividades como por ejemplo: día de candelaria, dia de independencia, día de muertos, navidad principalmente.
18. Colaboración continua en otras labores asignadas por su superior inmediato.
qualifications
* se requiere un título de bachillerato o equivalente; deseable una licenciatura o diplomado en administración, contabilidad o un campo relacionado.
* manejo de los programas de office (word, excel)
* manejo de herramientas de oficina (copiadora, pc personal)
* iniciativa, creatividad, prudencia y proactividad
* orientación al servicio