*asistente ejecutiva*
*responsabilidades principales*:
- *gestión de agendas y reuniones*:
- coordinar y gestionar la agenda del ejecutivo, programando reuniones, citas y eventos.
- asegurarse de que el ejecutivo tenga toda la información relevante antes de las reuniones.
- organizar y confirmar las citas, incluyendo la logística (reservas de salas, envío de invitaciones, etc.).
- *atención telefónica y correspondencia*:
- filtrar y gestionar las llamadas telefónicas y correos electrónicos, priorizando aquellos de mayor importancia.
- atender y gestionar solicitudes de clientes y proveedores, garantizando una atención eficiente y profesional.
- *manejo de documentación y archivo*:
- organizar y archivar documentos importantes, ya sean físicos o digitales, asegurando que la información sea fácilmente accesible.
- preparar informes, presentaciones y documentos que el ejecutivo necesite para tomar decisiones informadas.
- gestionar contratos, facturas, acuerdos y otro tipo de documentación importante.
- *coordinación de viajes y logística*:
- organizar los viajes de negocios del ejecutivo, incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento, transporte y otros detalles logísticos.
- preparar los itinerarios de viaje y asegurarse de que todos los aspectos estén organizados para un viaje sin contratiempos.
- *apoyo en proyectos y tareas especiales*:
- colaborar en proyectos específicos y tareas que requieran seguimiento administrativo o logístico.
- asegurar que los plazos y las tareas sean cumplidos, manteniendo al ejecutivo informado sobre el progreso de las actividades.
- *relaciones interpersonales y gestión de contactos*:
- mantener y organizar una base de datos de contactos importantes (clientes, proveedores, socios comerciales, etc.).
- actuar como enlace entre el ejecutivo y otros miembros del equipo o partes externas.
- organizar eventos corporativos, seminarios, reuniones con clientes o cualquier actividad que el ejecutivo necesite gestionar.
- *gestión de presupuestos y gastos*:
- controlar los gastos relacionados con los viajes y actividades del ejecutivo, asegurando que se ajusten al presupuesto.
- preparar informes de gastos, reembolsos y otros aspectos financieros relacionados con las actividades del ejecutivo.
*competencias técnicas y habilidades*:
- *organización y planificación*:
- habilidad para gestionar múltiples tareas a la vez, manteniendo un alto nível de organización.
- capacidad para anticiparse a las necesidades del ejecutivo y gestionar los tiempos y plazos de manera eficiente.
- *habilidades de comunicación*:
- excelente capacidad de comunicación verbal y escrita, siendo capaz de redactar correos y documentos de manera profesional.
- habilidad para interactuar con personas de diferentes níveles jerárquicos y departamentos de la empresa.
- capacidad para filtrar la información y transmitir lo esencial a la persona ejecutiva.
*dominio de herramientas informáticas*:
- dominio avanzado de *microsoft office* (excel, word, powerpoint) y otras herramientas de productividad como *google workspace*.
- conocimiento de software de gestión de proyectos (como *trello*, *asana*, *basecamp*) y herramientas de colaboración empresarial.
- conocimiento en la utilización de plataformas de videoconferencia (como *zoom*, *teams*, *skype*).
- *gestión de agendas y tiempo*:
- conocimiento en el manejo eficiente de calendarios, gestionando citas y reuniones para optimizar la agenda del ejecutivo.
- capacidad para priorizar tareas y administrar tiempos en función de las necesidades de la empresa.
- *conocimientos administrativos*:
- conocimiento en la gestión de documentos y archivo, así como en la organización de información confidencial.
- habilidad para llevar registros de gastos, gestionar pagos y reportes financieros sencillos.
- *atención al cliente*:
- habilidad para interactuar con clientes y proveedores, demostrando una actitud profesional y de servicio.
- capacidad para manejar situaciones difíciles con diplomacia y tacto.
*competencias blandas*:
- *discreción y confidencialidad*:
- *proactividad*:
- *capacidad para trabajar bajo presión*:
- *flexibilidad y adaptabilidad*:
- *trabajo en equipo*:
*formación académica*:
- *bachillerato o licenciatura* en áreas relacionadas con *administración de empresas*, *secretariado ejecutivo*, *comunicación*, *negocios internacionales* o afines.
*experiência*:
- experiência mínima de *2 a 3 años* en un puesto similar de apoyo ejecutivo o administrativo, preferentemente en empresas de tamaño mediano a grande o multinacionales.
- experiência previa en la coordinación de agendas, organización de viajes, redacción de informes, y trato con clientes y proveedores.
*otros requisitos*:
- *apariencia profesional*: apariencia cuidada y adecuada para las interacciones con clientes, socios o en entornos corporativos.
- *disponibilidad horaria*:
*interesadas comunicarse a