*vacante para la empresa workbox talento en álvaro obregón, ciudad de méxico*:*vacante: gestor de documentación y facturación gobierno*:*empresa líder en el mercado de mantenimiento de equipos médicos busca un(a) gestor de documentación para administrar y coordinar la entrega y gestión de documentación de servicios, asegurando el cumplimiento con los requisitos de clientes gubernamentales y privados.
*:*responsabilidades*:- *coordinar la recolección, validación y entrega de la documentación requerida para la aprobación de servicios de mantenimiento ante clientes gubernamentales y privados.
*- *garantizar que los formatos, informes y requisitos administrativos cumplan con las normativas aplicables.
*- *gestionar la relación con áreas de auditoría y supervisión documental de los clientes.
*- *mantener un control actualizado y organizado de la documentación física y digital.
*- *implementar procesos de mejora para agilizar la validación y aprobación de documentos.
*requisitos*:- *licenciatura en administración, contabilidad, derecho o afines.
*- *experiência mínima de 3 años en gestión documental, compliance o administración en sectores regulados.
*- *conocimiento en normativas gubernamentales y procesos de auditoría documental.
*- *habilidades de organización, comunicación y atención al detalle.
*ofrecemos*:prestaciones de ley.oportunidad de crecimiento.capacitación constante.excelente ambiente laboral.
*descripción extendida*- *gestión de documentación física para validación de servicios*recopilación de documentos requeridos por el cliente de gobierno*- recibir órdenes de servicio, reportes técnicos y evidencia fotográfica del equipo intervenido.
- asegurar que cada documento cumpla con los formatos y requisitos exigidos por la entidad gubernamental.
- coordinar con los ingenieros de servicio para obtener firmas y sellos necesarios.
*integración del expediente de servicio*- organizar la documentación física en expedientes conforme a cada contrato o cliente.
- adjuntar cualquier certificación, garantía o evidencia adicional solicitada.
- verificar que los documentos estén firmados tanto por la empresa como por el representante autorizado del cliente.seguir protocolariamente los requisitos del cliente y la empresa para documentar adecuadamente*entrega y validación con el cliente de gobierno*- presentarse en las oficinas de la entidad gubernamental para entregar los documentos.
- asegurar que el área correspondiente (almacén, mantenimiento, administración) reciba y firme de conformidad.
- dar seguimiento hasta obtener la validación oficial del servicio prestado.
- *seguimiento de validación y autorización de pago*trámite de recepción conforme*- confirmar que el cliente haya registrado en su sistema la documentación entregada.
- resolver cualquier observación o corrección solicitada.
- obtener la constancia de aceptación del servicio (acta de recepción, folio de conformidad, etc.).
*gestión de órdenes de pago*- monitorear el estatus del pago y confirmar fechas de liberación de recursos.
- notificar a finanzas sobre cualquier retraso o problema con el trámite de pago.
*seguimiento y conciliación de pagos*- asegurar que el pago se realice en el tiempo establecido en el contrato.
- coordinar con finanzas en caso de discrepancias o pagos parciales.
- llevar un registro de pagos pendientes y reportar a la dirección cualquier riesgo de cartera vencida.
- *coordinación con áreas internas y clientes*trabajo conjunto con customer service y administración*- solicitar órdenes de servicio y reportes de mantenimiento a customer service.
- coordinar con administración la facturación y documentos fiscales.
- mantener comunicación con finanzas sobre estatus de pagos y cobros pendientes.
*relación con representantes del cliente de gobierno*- mantener contacto directo con las áreas administrativas de hospitales, clínicas o dependencias gubernamentales.
- resolver dudas o requerimientos adicionales sobre la documentación.
- prevenir rechazos de documentación asegurando su correcta elaboración desde el inicio.
- *cumplimiento de normativas y contratos con gobierno*revisión de requisitos documentales en contratos*- analizar los contratos firmados, bases de licitación y juntas de aclaraciones (si aplica) con clientes de gobierno para conocer los requisitos de documentación.
- garantizar que todos los formatos requeridos sean generados correctamente.
- estar al día con normativas de contratación pública y reglas de validación de servicios.
*gestión de auditorías y revisiones gubernamentales*- preparar documentación en caso de auditorías o inspecciones.
- mantener un archivo ordenado y actualizado de todos los expedientes entregados.digitales y físicos también- asegurar la transparencia y trazabilidad de los servicios documentados.
*nível de educación deseada*:media superior*nível de experiência deseada*:nível medio