Descripción del cargo
en esta posición, será responsable de la administración y funcionamiento eficiente de nuestras oficinas. Supervisará los recursos y personal operativo, garantizando una comunicación clara y efectiva.
misiones y objetivos
proveer un servicio de hospitalidad de alta calidad y conciergerie a empleados y visitantes, reflejando nuestra cultura organizativa. Alcanzar este objetivo a través de operaciones administrativas, implementación de estándares de calidad y colaboración con el equipo de desarrollo de talento.
responsabilidades clave
* administración general
o gestión integral del presupuesto de facilities
o supervisión de limpieza y mantenimiento de salas, cocina, bar y áreas comunes
o gestión de operaciones clave (mailroom, mantenimiento, seguridad)
o coordinación de servicios de entrega y logística
o negociación y control de contratos con proveedores de servicios
o inventario y suministro de mobiliario, snacks, kits de bar y baños
o programación de mantenimiento preventivo y reparación general
o gestión de incidentes y resolución de problemas de instalaciones
o ayuda en reservas y traslado de visitantes internacionales
o desarrollo de estándares de servicio y procedimientos operativos
* seguridad y control de edificios
o establecimiento y administración del programa de seguridad de la oficina
o coordinación de simulacros, actualizaciones y cumplimiento de normas
o coordinación con el analista de servicios generales y el brigada multifuncional
o auditorías de cumplimiento de salud, seguridad y medio ambiente
o supervisión de sistemas de seguridad (cámaras, alarmas, control de acceso)
o gestión de tarjetas de acceso y turnstiles del edificio
* viajes y gastos
o responsable de comunicación con el equipo de viajes corporativos y agencia de viajes asignada
o orientación y apoyo a nuevos colaboradores en cursos de planificación de viajes
o asistencia para viajes del equipo de liderazgo y eventos internos
* diseño de experiencias
o coordinación semanal de desayuno o eventos en el bar según calendario de hr
o diseño de experiencias de hospitalidad inmersivas con hr y equipos de marca
o gestión de suministros y logística para actividades de bar
o coordinación de eventos corporativos y celebraciones (por ejemplo, navidad, altar de muertos)
o dirección estratégica de operaciones de hospitalidad (f&b, eventos, activaciones de academia, recepción)
o planificación y gestión de eventos anuales con aprobación de hr
o logística de visitas grupales en colaboración con la recepcionista
stakeholders
internos
* director ejecutivo
* equipo lider
* departamento de recursos humanos
* equipo de desarrollo de talento
* camparistas
externos
* agencia de viajes
* hoteles
* proveedor diverso
* administración de edificios y wework
* visitantes y autoridades locales o gubernamentales
experiencia requerida
* al menos 5 años en posición similar o en la industria de la hospitalidad, con experiencia liderando un equipo por al menos 1 año.
educación
* título universitario en administración, comunicación u otra disciplina afín.
habilidades
funcionales
* actitud profesional, cortés y hospitalaria
* comunicación clara y efectiva
* orientación a la solución de problemas
* meticulosidad y creatividad en la creación de experiencias
* capacidad de adaptación y gestión de múltiples tareas
* gestión de decisiones y uso eficiente del tiempo
* liderazgo colaborativo
técnicas
* conocimientos básicos de contabilidad y finanzas
* experiencia en plataformas de viajes
* gestión de presupuestos y proyectos
* coordinación de viajes y eventos
* negociación con proveedores
* desarrollo de procesos y comunicaciones
* conocimiento en operaciones de edificios y restaurantes
* gestión de programas y optimización de inversiones
* configuración de kpis y mejora continua
* seguimiento de compromisos
* compromiso con la equidad e inclusión
otros
* inglés avanzado
* dominio de microsoft office
* conocimientos en coupa (deseable)
* conocimientos en sap (deseable)
* conocimiento de concur (deseable)