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propósito del puesto
responsable de las actividades administrativas para brindar el apoyo necesario al head del área a fin de ayudar en ciertas acciones, funciones y responsabilidades. Apoyar en la coordinación de las actividades administrativas, y operativas del área, así como proporcionar soluciones a las necesidades de los clientes internos del área. Coordinación de visitas globales y logística de eventos del área. Gestión de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos.
principales responsabilidades
atender oportunamente a las personas que acuden y solicitan ver al head del área, tanto internas o externas.
organizar la agenda del head del área, tales como reuniones y eventos, internos y externos, atendiendo oportunamente todos los requerimientos derivados de sus actividades y responsabilidades.
garantizar la correcta derivación de la correspondencia y demás documentos relacionados con la actividad del head del área.
controlar y enviar información requerida por el head del área.
mantener organizado y actualizado el archivo de la dirección.
gestionar reuniones, concertar citas internas y externas.
gestión de logística de eventos del área (roadshow, kick off, off site).
generación de agendas de visitas globales.
gestión de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos.
agendar los compromisos, juntas y proyectos del head del área
elaborar y enviar la agenda a los asistentes en reuniones o juntas de trabajo.
preparar la información y apoyar organizando la logística de los eventos.
atender y canalizar las llamadas telefónicas que reciba el head del área.
ejecutivos de alto nivel internacionales.
ejecutivos de alto nivel dentro y fuera de la organización.
trabajar en equipo con compañeros del área si así es requerido.
compartir conocimientos y/o experiencias enfocadas a la mejora de los procesos del área.
comunicar al jefe inmediato situaciones que impiden la continuidad de los proyectos y/o procesos asignados.
turnar la correspondencia por asunto y prioridad al head del área.
archivar y organizar todos los documentos generados en la dirección asignada.
llevar registro y control de los documentos e informes enviados al exterior.
realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos.
tomar nota de todos los recados (información) y asuntos relacionados con el área de dirección.
requerimientos
lic. en áreas administrativas
escuela comercial secretariado bilingüe
inglés 100 %. Se requiere entablar comunicación oral y escrita.
conocimientos
office avanzado
habilidades / competencias
trabajo en equipo
servicio al cliente
proactiva
capacidad alta de análisis
empuje, compromiso y desarrollo personal
experiencia
3 a 5 años de experiencia a nivel dirección
dos años en la organización de eventos, y controlando agenda y actividades a nivel dirección
manejo de conmutador, atender y canalizar llamadas, control de citas.
realizando actividades de archivo y control de expedientes.
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