*objetivo del puesto*:
el coordinador de booking y logística de eventos será el responsable principal de gestionar las solicitudes de servicios, coordinar la disponibilidad y presentaciones de los djs, y mantener una comunicación constante con clientes, talentos y el equipo interno. Su enfoque estará en asegurar que el proceso de booking fluya sin contratiempos, manteniendo los calendarios actualizados y garantizando un seguimiento puntual y organizado de cada evento.
Este rol requiere habilidades comerciales y organizativas, con capacidad para interactuar directamente con wedding planners, organizadores de eventos y clientes internacionales. El dominio del inglés es indispensable debido a la naturaleza del mercado.
*responsabilidades principales*:
1. Gestión y seguimiento de booking (ventas y logística)
- recopilar y gestionar la información de nuevas solicitudes de djs y servicios de producción.
- confirmar fechas tentativas y concretar bookings de manera eficiente.
- mantener comunicación constante con clientes (wedding planners, coordinadores de eventos, hoteles, etc.), brindando actualizaciones sobre el estatus de sus solicitudes.
- garantizar un seguimiento proactivo de cada solicitud activa, asegurando que se cierren de manera efectiva y a tiempo.
2. Calendarios y coordinación de talentos (djs y producción)
- crear y mantener calendarios generales y personales de presentaciones, residencias y eventos especiales de cada dj.
- *coordinar* los calendarios de producción con anticipación de 6 meses, garantizando que los servicios complementarios (iluminación, pistas de baile, etc.) estén programados y actualizados.
- notificar a los talentos sobre sus eventos confirmados con al menos una semana de anticipación.
- organizar y coordinar la logística de presentaciones, incluyendo desplazamientos, horarios y necesidades técnicas.
- asegurar la disponibilidad de los talentos para fechas clave, consultando regularmente y previniendo conflictos de agenda.
3. Cotizaciones y propuestas comerciales
- elaborar cotizaciones de baja a moderada complejidad para servicios de djs, equipo de sonido e iluminación decorativa.
- solicitar apoyo de gerencia general o del gerente de booking para cotizaciones complejas o de gran escala.
- ajustar cotizaciones y balances conforme se realicen pagos y movimientos, asegurando que los clientes tengan información actualizada.
4. Contratos y documentación
- redactar y gestionar contratos de prestación de servicios a través de la plataforma digital y el sistema de almacenamiento en la nube (icloud, notion y docusign)
- asegurarse de que todos los contratos estén firmados y archivados correctamente antes del evento.
- verificar que los contratos reflejen correctamente los términos acordados con clientes y talentos.
5. Comunicación interna y organización de información
- mantener actualizada la base de datos de talentos, clientes y eventos en icloud y notion.
- coordinar reuniones internas para informar al equipo sobre el calendario de eventos y residencias.
- facilitar la comunicación fluida entre el equipo operativo, de ventas y talentos.
- garantizar que el equipo esté alineado con las necesidades de cada evento y cualquier modificación de última hora.
Perfil del candidato ideal:
formación:
- licenciatura en administración de empresas, comunicación, relaciones públicas, organización de eventos o afines.
Idiomas:
- inglés avanzado (oral y escrito) - indispensable.
- capacidad para redactar correos, realizar llamadas y atender clientes internacionales con fluidez.
Experiência:
- mínimo 2 años en áreas de booking, ventas de servicios de entretenimiento, coordinación de eventos o producción de espectáculos.
- experiência en trato con clientes internacionales y organización de calendarios de talento.
- conocimiento del sector de eventos privados y bodas de lujo es altamente deseable.
Habilidades técnicas:
- manejo de herramientas digitales: notion, icloud, google workspace (sheets, calendar, drive).
- capacidad para generar cotizaciones y contratos con precisión.
- organización de agendas y manejo de múltiples proyectos simultáneamente.
Habilidades personales:
- atención al detalle para coordinar presentaciones y eventos sin errores.
- habilidades comerciales y de negociación para cerrar bookings y mantener relaciones con clientes.
- comunicación clara y efectiva para interactuar con talentos, clientes y el equipo interno.
- proactividad y resolución de problemas para anticipar y gestionar contratiempos de último minuto.
Indicadores de éxito (kpis):
- cierre de bookings: incremento del 20% en confirmaciones de presentaciones mensuales.
- precisión en contratos y cotizaciones: 0% de errores críticos en documentos entregados a clientes.
- satisfacción del cliente: evaluación positiva de al menos el 90% de clientes atendidos.
Cultura y estilo de trabajo:
buscamos a alguien apasionado por el mundo de los eventos, la música y la industria de bodas de lujo. Este rol es i