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en asunto coloca: oficial administrativo
i. Descripción del puesto
es un profesional clave que brinda soporte administrativo y organizativo de alto nivel. Esta posición es fundamental para optimizar el tiempo del directivo, asegurar la fluidez de las operaciones diarias de la oficina y facilitar la comunicación interna y externa. Debe ser proactivo, discreto y capaz de gestionar múltiples tareas con eficiencia y autonomía.
ii. Funciones y responsabilidades clave
resumen: seguimiento, reportes y administración
* gestión administrativa y de oficina:
* organizar y mantener las agendas, coordinando reuniones, citas y viajes de negocios
* filtrar y gestionar la correspondencia (física y electrónica), llamadas telefónicas y comunicaciones, priorizando y redirigiendo según sea necesario.
* preparar y editar documentos, presentaciones, informes, minutas de reuniones y otros materiales, asegurando la precisión y un formato profesional.
* organizar y mantener archivos (físicos y digitales) de manera eficiente y confidencial.
* gestionar el material de oficina y otros recursos administrativos, asegurando su disponibilidad.
* apoyo en proyectos y operaciones:
* investigar y recopilar información para apoyar la toma de decisiones de la dirección.
* preparar y dar seguimiento a los documentos contractuales, asegurando que se cumplan los plazos.
* coordinar la logística para eventos internos o externos (capacitaciones, reuniones de equipo, visitas a clientes).
* apoyar en el seguimiento de proyectos o iniciativas especiales asignadas por la dirección.
* colaborar en la preparación de presupuestos y el seguimiento de gastos del área de dirección.
* comunicación y relaciones interpersonales:
* actuar como enlace entre la dirección y los demás departamentos, clientes, proveedores y otras partes interesadas, manteniendo un alto nivel de profesionalismo.
* facilitar la comunicación interna, asegurando que la información clave fluya de manera efectiva hacia y desde la dirección.
* manejar la información confidencial con la máxima discreción y profesionalismo.
* gestionar y resolver situaciones o consultas que no requieran la intervención directa del director.
* gestión financiera básica (si aplica):
* manejar la caja chica de la dirección y gestionar los reembolsos de gastos.
* preparar reportes de gastos y coordinar con el departamento de contabilidad.
iii. Perfil del puesto
* educación y experiencia:
* formación académica: carrera técnica o licenciatura en administración, secretariado ejecutivo, comunicación, relaciones públicas o campo afín.
* experiencia laboral: preferiblemente en el sector de servicios, aunque no es excluyente.
* experiencia en la gestión de agendas complejas y coordinación de viajes.
* habilidades técnicas:
* dominio avanzado de paquetería microsoft office (word, excel, powerpoint, outlook, teams), indispensable para la creación de documentos, presentaciones, análisis de datos básicos y gestión de correo/calendario.
* excelente redacción y ortografía en español.
* habilidad para la creación y gestión de bases de datos sencillas o listas.
* manejo de equipo de oficina (impresoras, escáneres, sistemas de videoconferencia).
* conocimiento de sistemas de gestión documental (deseable).
* habilidades blandas (competencias clave):
* organización y planificación: capacidad excepcional para organizar tareas, priorizar y manejar múltiples responsabilidades simultáneamente.
* proactividad e iniciativa: anticipar necesidades y actuar de forma autónoma para resolver problemas antes de que surjan.
* discreción y confidencialidad: absoluta fiabilidad en el manejo de información sensible y privada.
* comunicación efectiva: excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, con tacto y diplomacia.
* resolución de problemas: capacidad para identificar problemas y encontrar soluciones prácticas.
* orientación al detalle: atención meticulosa a la precisión en todos los documentos y tareas.
* adaptabilidad y flexibilidad: capacidad para ajustarse a cambios inesperados y nuevas prioridades.
* relaciones interpersonales: habilidad para establecer y mantener relaciones profesionales efectivas con diversas personas.
* gestión del tiempo: optimizar el tiempo propio y el de los directivos.