Coordinador grupos y convenciones en grand fiesta americana los cabos
garantizar la planificación, coordinación y ejecución impecable de todos los grupos y eventos hospedados en el hotel, asegurando una experiencia de servicio de lujo que cumpla y supere los estándares de la marca.
El coordinador de grupos actúa como enlace principal entre los clientes, los equipos operativos y el área comercial, asegurando que todas las necesidades, acuerdos y servicios contratados se cumplan de manera eficiente, rentable y con excelencia, contribuyendo así a la máxima satisfacción del huésped y a la optimización de ingresos del hotel.
Coordinación de grupos y eventos
servicio al huésped de alto nivel
comunicación interdepartamental
operación hotelera
gestión administrativa
conocimientos técnicos
manejo de sistemas hoteleros
gestión de rooming lists y bloqueos
procesos administrativos y contractuales
logística operativa de grupos
sistemas de comunicación interna
conocimientos financieros y de revenue
herramientas ofimáticas avanzadas
escolaridad
licenciatura en administración o turismo
pasante
experiencia
2 a 3 años de experiencia en alguno de estos roles.
Coordinación de grupos
grupos y convenciones
banquetes / catering
sales & events / sales coordinator
front desk o concierge con enfoque en grupos
principales funciones del puesto
gestionar rooming lists, bloqueos de habitaciones, actualizaciones y liberaciones.
Asegurar que todas las necesidades del grupo estén cargadas correctamente en el pms y sistemas internos.
Coordinar montajes, horarios, servicios adicionales y logística general.
Elaborar y distribuir órdenes de servicio (beos) y agendas operativas a los departamentos involucrados.
Enlace entre el cliente y los departamentos internos
ser el punto de contacto principal del organizador antes, durante y después del evento.
Comunicar de forma clara las necesidades del cliente a: recepción, concierge, ama de llaves, alimentos y bebidas, banquetes, seguridad, ventas, revenue.
Verificar el cumplimiento de tiempos, montajes y servicios requeridos.
Realizar juntas previas (pre-cons) y juntas de cierre (post-cons) con las áreas correspondientes.
Atención al cliente y servicio vip
dar seguimiento a solicitudes especiales, agendas, preferencias y protocolos vip.
Anticipar necesidades y garantizar una experiencia de lujo en cada interacción.
Administración y control documental
elaborar reportes diarios de grupos para todas las áreas.
Registrar cambios operativos, tiempos, cargos, consumos y folios del grupo.
Supervisar el estado de los contratos y cumplir con políticas de depósitos, garantías y fechas límite (cut-off).
Asegurar la correcta facturación al cierre del evento o estancia.
Control de calidad y estándares de lujo
verificar que el servicio ofrecido cumpla con los estándares de la marca (forbes, aaa).
Supervisar la precisión de montajes, puntualidad y cumplimiento de acuerdos.
Realizar inspecciones antes de la llegada del grupo y durante su estancia.
Documentar incidencias y asegurar que se dé seguimiento adecuado.
Gestionar y resolver incidentes de inmediato durante la operación.
Coordinar soluciones con los departamentos involucrados sin afectar la experiencia del huésped.
Mantener siempre comunicación profesional, discreta y orientada al servicio.
Posición física del trabajo
trabajo administrativo en computadora.
Revisión de rooming lists, contratos, reportes y correos.
Elaboración de agendas, órdenes de servicio (beos), presentaciones y documentación.
Participación en juntas internas y llamadas con clientes.
Supervisión de montajes en salones y áreas exteriores.
Atención durante llegadas y salidas de grupos.
Revisión de instalaciones y coordinación con otros departamentos.
Acompañamiento a clientes durante recorridos o verificaciones.
3. Posición en movimiento o caminata (20–30%)
traslados frecuentes dentro del hotel:
salones
banquetes
áreas de a&b
oficinas
habitaciones
necesidades físicas del puesto
1. Movilidad y desplazamiento
capacidad para caminar frecuentemente entre diferentes áreas del hotel (recepción, banquetes, salones, habitaciones, oficinas).
Habilidad para estar de pie por periodos prolongados, especialmente durante montajes, eventos o llegadas de grupos.
Capacidad de subir y bajar escaleras de manera ocasional.
2. Esfuerzo físico ligero
manipular documentos, equipos de oficina y materiales de trabajo ligeros (agendas, radios, beos, carpetas).
Mover ocasionalmente artículos pequeños relacionados con la operación (kits de bienvenida, señalización, amenities).
3. Capacidad visual y auditiva
buena visión cercana y media distancia para revisar contratos, rooming lists y sistemas de reservaciones.
Habilidad auditiva adecuada para comunicación efectiva en radio, teléfono y reuniones operativas.
4. Coordinación manual
uso constante de computadora, teclado, mouse y dispositivos móviles.
Capacidad para manejar radios de comunicación y escáneres de documentos.
5. Tolerancia a ambientes de alta actividad
trabajar en entornos dinámicos con ruido moderado (lobbies, salones de eventos, áreas operativas).
Mantener concentración y precisión en ambientes con actividad constante.
6. Flexibilidad de horarios (no es físico, pero sí operacional y crucial en este tipo de rol.)
Disponibilidad para trabajar jornadas extendidas, fines de semana o cambios de turno cuando hay grupos grandes o eventos importantes.
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