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admin assistant - medical, pra, legal vps
apply locations mexico, mexico city time type full time posted on posted 4 days ago job requisition id r-88723
at lilly, we unite caring with discovery to make life better for people around the world. We are a global healthcare leader headquartered in indianapolis, indiana. Our employees around the world work to discover and bring life-changing medicines to those who need them, improve the understanding and management of disease, and give back to our communities through philanthropy and volunteerism. We give our best effort to our work, and we put people first. We’re looking for people who are determined to make life better for people around the world.
asistente senior de dirección médica
todos los asistentes ejecutivos de dirección superiores se encargan de la comunicación, gestión de horarios y oficinas, así como tareas de apoyo para los socios comerciales directos e indirectos. Los asistentes ejecutivos de dirección exitosos laboran constantemente al más alto nivel con la máxima consideración por los valores de lilly (integridad, excelencia y respeto por las personas) cubriendo los siguientes aspectos:
responsabilidades en torno a la comunicación
* establecer flexibilidad y comunicación positiva y constructiva, así como mantener un tono de comunicación profesional en el entorno de trabajo con colaboradores externos y empleados de lilly en todos los niveles.
* mantener el más alto nivel de confidencialidad de toda la información recibida para todos los socios comerciales.
* poseer excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal para interactuar eficazmente con todos los estilos personales de los colaboradores.
* fungir como la persona de contacto clave en el área para minimizar las interrupciones para los socios comerciales directos e indirectos.
* administrar las respuestas de correo electrónico según lo desee el socio comercial (leer, evaluar, responder, reenviar y/o eliminar según corresponda).
* recopilación, supervisión, análisis y comunicación de métricas según corresponda.
* asistir en la preparación, planificación y ejecución de procesos de auditoría externa e interna.
responsabilidades de manejo y gestión del tiempo/actividades
* mantener los calendarios diarios actualizados para los líderes de la organización.
* programar reuniones internas y externas con los colaboradores de la organización.
* coordinar viajes para socios de negocios cuando sea apropiado.
* organizar todos los viajes de manera efectiva, incluidos el transporte aéreo, hotelero, terrestre, sitios de reuniones, participantes e itinerario para socios comerciales.
* programar y coordinar reuniones y revisiones periódicas.
* identificar socios, gestionar la construcción de relaciones y coordinar la organización de eventos.
* desempeñar actividades de respaldo para otros colegas administrativos cuando sea necesario.
responsabilidades de administración de la oficina
* organizar comités o equipos de líderes, incluyendo miembros de distintos departamentos.
* facilitar las transferencias e incorporación de empleados.
* administrar y gestionar procesos internos y externos de visitantes.
* realizar tareas administrativas generales, tales como mailings, enviar por fax, escanear y fotocopiar documentos.
* asegurar la gestión y seguimiento de pedidos, almacenamiento y presupuesto, garantizando los requisitos necesarios.
* desarrollar y mantener expedientes, así como administrar y conservar los mismos.
* elaboración de facturas con/sin orden de compra.
requisitos básicos
* diploma de bachillerato o preparatoria.
* experiencia relevante asistente administrativo o equivalente.
habilidades/preferencias adicionales:
* experiencia con microsoft office suite, word, powerpoint, excel, outlook y manejo de informes de gastos.
* trabajar de forma independiente con poca o ninguna orientación de los demás. (proactividad y capacidad autodidacta).
* lograr resultados consistentes exhibiendo madurez y discreción personal.
* poseer habilidades verbales fuertes de la comunicación, incluyendo al tratar con los clientes externos exigentes.
* altísimo nivel de confianza, ética y manejo de información sensible.
* fuerte capacidad de gestión y administración de actividades y tiempos.
lilly is dedicated to helping individuals with disabilities to actively engage in the workforce, ensuring equal opportunities when vying for positions. If you require accommodation to submit a resume for a position at lilly, please complete the accommodation request form ( https://careers.lilly.com/us/en/workplace-accommodation ) for further assistance. Please note this is for individuals to request an accommodation as part of the application process and any other correspondence will not receive a response.
lillydoes not discriminate on the basis of age, race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, national origin, protected veteran status, disability or any other legally protected status.
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