Resumen
Este asistente administrativo de nivel intermedio, manteniendo una estricta confidencialidad, colabora con los compañeros de equipo para realizar tareas que incluyen apoyo a la oficina y trabajos administrativos directamente relacionados con las operaciones del departamento atendido, generalmente brindando apoyo completo a un grupo de trabajo de tamaño intermedio o realizando tareas generales en un grupo más grande; puede apoyar directamente a un gerente o director.
Responsabilidades
- Actúa como promotor para sensibilizar a la población acerca de las necesidades de los niños. Entiende el mandato de Cristo de proteger a los niños. Se compromete a tener en cuenta y a priorizar las consideraciones relativas a la protección de los niños en toda la toma de decisiones, tareas y actividades en todo el ministerio. Respeta todas las expectativas de comportamiento de la Declaración de Compromiso con la Protección de los Niños y el Código de Conducta de Compassion. Reporta cualquier indicio de abuso, descuido o explotación infantil, a través del proceso interno de informes de Compassion y apoya adecuadamente las respuestas a los incidentes en caso de que estos ocurran.
- Como miembro experimentado del equipo, responde preguntas, explica procesos y se comunica con personas con respecto a información especializada dentro del departamento o grupo de trabajo asignado.
- Programa reuniones, prepara agendas, registra actas de reuniones, coordina arreglos de viaje, itinerarios y da la bienvenida y recibe a los visitantes.
- Realiza el trabajo administrativo de la ayuda tal como contestar a teléfonos, ingresar y recuperar datos electrónicos, o ordenar y distribuir el correo.
- Redacte y/o revise documentos o formularios y otra correspondencia, como registros oficiales de la compañía, cartas externas y presentaciones gubernamentales, que pueden ser de naturaleza confidencial.
- Puede realizar el trabajo manual ligero tal como entregar las fuentes de oficina, arreglando sillas, y instalando los refrigerios o los folletos y las exhibiciones.
- Puede comunicarse con el personal de otros países para facilitar el procesamiento de la información o el producto del trabajo, hacer un seguimiento de la precisión y el cumplimiento del proceso, garantizar una comprensión clara entre las funciones, así como servir en los equipos de proyecto.
- El ayudante puede asistir en la creación, el seguimiento, y la información para el departamento o el grupo de trabajo apoyado y puede administrar programas y procesos básicos en curso.
- Puede pedir suministros o servicios, organizar el envío o el transporte, o proporcionar otros servicios logísticos de acuerdo con las prácticas y políticas estándar. Puede proporcionar servicios de registro o autenticación de documentos según sea necesario.
Cultura
- Responsable de apoyar, sostener y participar los «Comportamientos Culturales» de Compassion en todas las comunicaciones y relaciones internas y externas.
Requisitos
- Profesionales de carreras administrativas y ramas afines.
- 3-5 años de experiencia en asistencia administrativa general, gestión del tiempo y manejo de agendas.
- Experiencia en manejo de inventarios de mobiliario e insumos para una buena gestión de almacén.
- Experiencia en atención al cliente.
- Habilidades de organización, resolución de problemas y proactividad.
- Manejo de paquetería Office en nivel intermedio-avanzado. Disponibilidad para aprender la tecnología.
- Conocimientos de edición de video y plataformas de diseño gráfico, Adobe Illustrator (deseable).
- Inglés intermedio-avanzado (deseable).
- Buenas habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Trabajo de equipo en entornos multidisciplinarios y adaptación a diferentes estilos de liderazgo.
- Operar con eficiencia bajo presión, manteniendo la calidad del trabajo y el enfoque en la solución de problemas.
- Disponibilidad para viajar un 40% del tiempo.
Ambiente laboral
Oficina: contexto estándar de oficina.
Exigencias físicas
Sentado, de pie y/o caminando hasta 8 horas al día.
Requisitos de viaje
Viajes un 40% del tiempo.
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📌 Asistente Administrativo III
🏢 Compassion International
📍 Ciudad de México