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*misión*:
- responsable de la maximización de beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asegurándose que todas las necesidades y peticiones del grupo son atendidas apropiadamente y que el desarrollo de los eventos es tal y como se ha planificado.
co-responsable del liderazgo, formación y desarrollo del equipo de conference coordinators/executives del hotel._
*operaciones*:
- implantar paquetes de experiências y catálogos para impulsar el upselling (servicios de cenas románticas, pedidas de mano, servicios de entretenimiento extras para bodas y eventos, etc.)
- definir objetivos de upselling a los romance coordinators para asegurar la maximización de cada boda.
formar a su equipo en la venta efectiva durante visitas de inspecciones y en momentos de conexión con el cliente/wedding planner cuando ya está el grupo en el hotel.
- elaborar el presupuesto de gastos necesario para los materiales romance necesarios para la promoción comercial activa del segmento (asistencia a ferias, give aways, creación sales kits, presentaciones, etc).
- establecer el plan de acción para generar negocio de bodas con o sin habitaciones.
dichas acciones pasarán a formar parte del business plan de ventas.
- en coordinación con alimentos y bebidas, elaborar el presupuesto de f&b así como las proyecciones (forecast) de f&b del área de bodas.
- cuando necesario (a petición del director de operaciones y/o del director de venta de grupos) participar en el business review del hotel aportando la información del segmento de bodas (negocio otb, oportunidades, ratios confirmación, etc).
- organizar los fam trips entre la comunidad de wedding planners o agencias especializadas en aquellos mercados con potencial para el hotel.
- distribuir las peticiones de bodas que lleguen al hotel a los distintos miembros de su equipo según su perfil para que elaboren las cotizaciones.
cuando necesario, gestionará personalmente cotizaciones y contratos de bodas.
- designar qué persona de su equipo se encargará de la planificación y gestión de la boda en el hotel.
- para grupos importantes que se auto-asigne, coordinar todos los detalles operacionales del grupo y comunica de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevar a cabo éstos con éxito.
- compaginar sus funciones de dirección y supervisión del equipo romance con la gestión de eventos a los que da cobertura 360o como si de un romance coordinator se tratara.
- solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento.
realizando posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
- se asegura que su equipo lleva a cabo la planificación y dirección de la reunión pre-convención (pre-con) en sus bodas, para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el wedding planner y/o novios.
- revisar los resúmenes de grupo que elabora su equipo, así como las órdenes de servicio beo's que deben distribuirse al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha de la boda.
- velar por el correcto seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato y la actualización de la factura pro-forma y posterior envío al cliente.
- supervisar la facturación de grupos asegurándose que se ha hecho correctamente.
- en coordinación con alimentos y bebidas revisa el pricing asegurando que mantiene coherencia con el compset del hotel en el segmento romance/bodas.
- participar en ferias del segmento eventos sociales (bodas).
- verificar la puesta a punto de los espacios de eventos específicos para bodas del hotel.
- apoyar al departamento de f&b consiguiendo información de la competencia sobre su propuesta gastronómica (contenido y precios).
- asistir a las reuniones de beo's (ordenes de servicios) con los jefes de departamento del hotel; delegar la participación en su equipo cuando necesario y adecuado.
- se asegura que se comunica cualquier cambio, cancelación o peticiones especiales del segmento y grupos de bodas a los departamentos oportunos en el tiempo y forma definidos por mhi.
- planificar y comunicar los