*1. Gestión de agenda y coordinación de reuniones*:
- organizar la agenda del director/a, programando reuniones, citas y eventos.
- coordinar reuniones internas y externas con clientes, colaboradores y otros actores clave.
- asegurar la disponibilidad de los participantes y preparar el material necesario para cada reunión (documentos, presentaciones, informes, etc.).
*2. Manejo de comunicaciones*:
- gestionar la correspondencia de la dirección (correos electrónicos, cartas, mensajes) y priorizar los asuntos urgentes.
- atender y filtrar llamadas telefónicas dirigidas al director/a.
- redactar correos electrónicos, informes y otros documentos oficiales en nombre de la dirección.
- facilitar la comunicación entre los diferentes departamentos de la asociación y sus clientes.
*3. Apoyo en la gestión administrativa*:
- llevar el control de documentación relevante (convenios de colaboración, acuerdos, facturas, informes) y asegurar su organización y actualización.
- realizar la facturación de servicios y el seguimiento de pagos de los clientes.
- preparar informes de seguimiento y de avance para la dirección y los clientes.
*5. Organización de eventos*:
- cooperar en la logística de eventos, reuniones de consejo, asamblea, entre otros.
- asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios (materiales, locaciones, equipos audiovisuales).
- gestionar la adecuada comunicación con los consejeros para fijar reuniones.
- levar la minuta en cada una de las reuniones a las que el director asista.
*6. Asistencia en la elaboración de propuestas y presentaciones*:
- colaborar en la preparación de presentaciones, propuestas comerciales y documentos para aliados, clientes potenciales.
- asistir en la creación de presentaciones para reuniones con aliados, socios estratégicos o juntas directivas.
*7. Manejo de confidencialidad y discreción*:
- administrar información confidencial y sensible de la asociación, clientes, aliados y proveedores con alto grado de discreción.
- proteger la privacidad de los datos y seguir las políticas internas de confidencialidad.
*8. Apoyo en la estrategia y toma de decisiones*:
- realizar análisis de información para apoyar a la dirección en la toma de decisiones.
- brindar apoyo en la identificación de oportunidades de mejora en los procesos de asesoría y consultoría.
- realizar estudios comparativos de tendencias en el sector educativo y empresarial para identificar oportunidades de innovación o mejora.
*9. Supervisión de tareas delegadas*:
- supervisar y dar seguimiento a las tareas delegadas por la dirección al equipo administrativo o a otros departamentos.
- asegurarse de que las tareas se completen dentro de los plazos establecidos y con los estándares de calidad requeridos.
*10. Relación con clientes y proveedores*:
- actuar como punto de contacto entre la dirección y los consejeros, aliados, resolviendo dudas y gestionando solicitudes.
- mantener relaciones con consejeros y aliados para asegurar el cumplimiento de los acuerdos y la disponibilidad de recursos necesarios para las actividades de la asociación.
*habilidades*: organizativas, comunicación efectiva, manejo de múltiples tareas y capacidad para trabajar de manera proactiva y autónoma en un entorno dinámico.
tipo de puesto: tiempo completo
sueldo: a partir de $10,000.00 al mes
tipo de jornada:
- lunes a viernes
- turno de 8 horas
escolaridad:
- licenciatura terminada (deseable)
lugar de trabajo: empleo presencial