Objetivo del puesto: el/la recepcionista será responsable de gestionar la primera impresión de la empresa a través de la atención eficiente y cordial de las visitas, llamadas telefónicas, y tareas administrativas.
horario: lunes a viernes de 9:00 a 6:00. Comida de 13:30 a 14:30.
inglés: intermedio (para canalizar llamadas).
esquema: presencial
sueldo: $15,000 netos, con prestaciones de ley.
zona: lomas de chapultepec
deseable: disponibilidad inmediata, de horario y excelente presentación.
conocimientos: en manejo de software word, excel, y manejo de conmutador de 10 líneas.
experiencia: en recepción, mínimo 5 años llevando actividades administrativas.
funciones y responsabilidades
* atender teléfonos y realizar enlaces, localizando a los consultores en caso de llamadas urgentes de los clientes.
* tomar y entregar mensajes telefónicos de manera detallada, con formato previo.
* usar las herramientas de trabajo establecidas por el despacho para la atención de llamadas (diadema, bitácoras, computadora, equipo telefónico, etc.).
* informar a consultores y/o asistentes la llegada de su visitante.
* dirigir a proveedores y/o mensajeros al piso indicado para realizar entrega de productos de los clientes o suministros de la oficina
* elaborar las guías dhl/ estafeta, con base en el formato de solicitud de guias.
* llevar el archivo de registro de elaboración de guías dhl.
* comprar y gestionar la compra de boletos de avión a través de la plataforma de amex, y la elaboración de las órdenes de compra en excel, diariamente.
* notificar por escrito mediante correo electrónico la obtención de facturas y generación de órdenes de compra.
* tener un recordatorio en la agenda electrónica de google calendar con las fechas de corte de la tarjeta amex de las diferentes unidades, cierres contables o fechas clave para la operación administrativa de las órdenes de compra.
servicios generales
* recepción, registro y distribución de correspondencia o paquetería a los destinatarios.
* atención y servicio de las oficinas.
* reportar a recursos materiales desperfectos del inmueble y equipos que le hayan reportado.
* solicitar al área de sistemas la reparación de equipos o herramientas de telefonía y dar seguimiento a la reparación.
* proveedores de mantenimiento de equipos avisar al responsable del equipo, para que atienda al proveedor. (intendencia, o sistemas)
* suministro de artículos de papelería, en existencia, a colaboradores.
* pedidos de papelería realizar semanalmente, previa autorización del director.
recepción y administración
* guardar los artículos ya recibidos y revisados.
* la persona que recibe la remisión con los soportes deberá entregar una copia de la remisión firmando la recepción de los soportes correspondientes con soporte, registro, y archivar.
* llevar el control de los artículos de papelería que se entregan a los colaboradores.
* recibir y registrar todos los click shares que se entreguen a la recepción, utilizando el formato designado, y notificar de manera inmediata al departamento de sistemas para su procesamiento.
* canalización de pedidos de proveedores, con responsable o solicitante.
* cuidado, administración y resurtido de botiquín
* solicitar a recursos materiales el resurtido de faltantes del botiquín.
* comidas para juntas o colaboradores, y agua.
* previa solicitud, por correo, del responsable, apoyar con pedidos de comida para juntas.
* pedidos, informar a quien lo solicitó para que baje a atender al proveedor.
* apoyo a colaboradores "interesada (o)" para el llenado del formato de solicitud de servicios para juntas.
* entregar papeleta al personal de intendencia y a mensajería para preparar las salas de juntas que requieran montaje especial y/o servicios de café.
* subir oportunamente al chat de "montaje salas" el formato de "solicitud de servicios para juntas", para el montaje oportuno de las salas.
* informar al área de sistemas cuando se requiera su apoyo para las juntas.
* solicitud y coordinación de recepción de comidas para juntas
* coordinación con lobby y/o estacionamiento
* uso de uniformes.