*descripción general del puesto de secretaria ejecutiva*
*objetivo del puesto*: la secretaria ejecutiva proporciona apoyo administrativo y organizativo a la dirección de la empresa, asegurando que las operaciones diarias se desarrollen de manera eficiente y sin contratiempos.
*responsabilidades y actividades*:
*gestión de la agenda*:
- organizar y coordinar la agenda diaria del equipo ejecutivo, incluyendo citas, reuniones y organización de viajes.
- asistir en la planificación de reuniones importantes y conferencias.
*gestión de la comunicación*:
- recibir y filtrar llamadas telefónicas, pasándolas cuando corresponda.
*preparación de documentos*:
- preparar y distribuir documentos internos y externos, incluyendo reportes, memorandos y cartas.
- mantener registros electrónicos y en papel, asegurando que la información esté organizada y accesible.
*organización de viajes*:
- organizar los viajes de los ejecutivos, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte.
- coordinar itinerarios y asegurar que todos los documentos necesarios estén en orden.
*confidencialidad y seguridad*:
- manejar documentos confidenciales, asegurándose de que permanezcan a salvo.
- mantener la confidencialidad en todas las comunicaciones y tareas administrativas.
*soporte administrativo*:
- controlar los suministros de oficina y negociar términos con los proveedores para garantizar pedidos rentables.
*investigación y preparación de informes*:
- llevar a cabo investigaciones y preparar presentaciones o informes que se le asignen.
- asistir en la preparación de facturas y estados financieros.
*habilidades y competencias*:
- excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
- capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo.
- habilidades de comunicación efectiva y discreción.
- conocimiento básico de procedimientos administrativos y contables.
- competencia en el uso de software de oficina, como microsoft office y sistemas erp. (de preferencia).
tipo de puesto: tiempo completo
sueldo: $8,000.00 - $10,000.00 al mes
beneficios:
- horarios flexibles
- trabajo desde casa
tipo de jornada:
- diurno
lugar de trabajo: empleo presencial