Descripción del puesto
buscamos a una coordinadora administrativa apasionada y motivada para unirse a nuestro equipo. Este rol es ideal para alguien que busque desafíos emocionantes y oportunidades de crecimiento en una empresa dinámica.
responsabilidades:
- coordinar reuniones, citas y eventos para el director
- priorizar tareas y recordar al director los compromisos pendientes
- gestionar cambios de último minuto en la agenda y adaptarse según sea necesario
- gestionar la correspondencia electrónica y física del director
- redactar y revisar documentos, cartas y presentaciones según las instrucciones del director
- planificar y coordinar viajes de negocios, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte
- preparar itinerarios detallados y proporcionar información relevante sobre destinos y horarios
- organizar y mantener archivos y documentos físicos y electrónicos
- asegurar la confidencialidad y seguridad de la información sensible
- coordinar la firma y distribución de documentos importantes
- preparar salas de reuniones y equipos audiovisuales
- tomar notas durante las reuniones y preparar actas cuando sea necesario
- coordinar la logística para la participación del director en eventos y conferencias
- capacidad para trabajar bajo presión y resolver situaciones no planificadas
- realizar investigaciones y recopilar información sobre temas específicos según las necesidades del director
- preparar informes y presentaciones basadas en datos recopilados
- analizar datos y proporcionar recomendaciones para la toma de decisiones
- colaborar en la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos asignados
- coordinar equipos y recursos para garantizar el cumplimiento de los plazos y objetivos
- actuar como punto de contacto principal entre el director y otros miembros del equipo
- desarrollar y mantener relaciones profesionales con clientes, proveedores y otras partes interesadas
- identificar y abordar problemas y desafíos en el día a día
- proporcionar soluciones efectivas y proponer mejoras en los procesos existentes
- priorizar tareas y gestionar eficientemente el tiempo para cumplir con plazos y objetivos
- mantener al director informado sobre cualquier cambio en la programación o emergencia
- orientar el trabajo hacia la búsqueda de soluciones a los conflictos y diferentes situaciones que puedan presentarse
- realizar tareas administrativas diversas, como archivar, imprimir y escanear documentos
- gestionar suministros de oficina y coordinar el mantenimiento de equipos
- participar en oportunidades de aprendizaje y desarrollo para mejorar habilidades y conocimientos
- redactar y desarrollar ideas para manuales operativos, reglamentos de trabajo, formatos, escritos, comunicados, etc
- apoyo al otros departamentos
- asistir en procesos administrativos de recursos humanos, como la gestión de expedientes de empleados, preparación de documentación para nuevos ingresos y seguimiento de licencias y permisos
- colaborar en tareas básicas de contabilidad, como la preparación de facturas, seguimiento de pagos y conciliaciones bancarias bajo la supervisión de un contador o departamento financiero
- ingresar y actualizar datos en sistemas informáticos y bases de datos, asegurando la precisión y la integridad de la información