Descripción de puesto: asistente administrativa / recepcionista
objetivo del puesto
brindar apoyo administrativo y operativo a la organización, asegurando el correcto funcionamiento de las actividades diarias, así como atender y canalizar de manera profesional a visitantes, clientes y proveedores.
funciones principales
* atender llamadas telefónicas, correos y mensajes, canalizando la información a las áreas correspondientes.
* recibir y dar la bienvenida a visitantes, clientes y proveedores, asegurando una atención cordial y profesional.
* gestionar agenda, citas y reuniones de la gerencia o dirección.
* manejo de mensajería, paquetería y control de documentos entrantes y salientes.
* apoyo en la organización de eventos, juntas y viajes de trabajo.
* elaborar oficios, cartas, reportes y presentaciones.
* apoyo en el control y archivo físico y digital de documentos.
* control de suministros de oficina (papelería, cafetería, etc.) y contacto con proveedores.
* asistir en procesos administrativos como facturación, control de gastos y seguimiento de pagos (según políticas internas).
* coordinar el uso de salas de juntas y mantener áreas comunes en orden.
* apoyo general al área administrativa, contable y de recursos humanos cuando sea requerido.
perfil requerido
* escolaridad:
bachillerato concluido o carrera técnica/administrativa (deseable licenciatura en curso o concluida).
* experiencia:
mínimo 3 a 4 años en puestos administrativos o de recepción.
* conocimientos:
* manejo de paquetería office (word, excel, powerpoint, outlook).
* manejo de conmutador y herramientas digitales.
* inglés intermedio (b1–b2):
capacidad para atender llamadas, correos y conversaciones básicas con clientes o proveedores extranjeros.
habilidades
* organización y gestión del tiempo.
* excelente comunicación verbal y escrita.
* atención al detalle.
* trato cordial y profesional.
* capacidad de trabajo bajo presión.
* actitud de servicio.
competencias clave
* proactividad.
* discreción y confidencialidad.
* orientación a resultados.
* flexibilidad y disposición para apoyar en diversas tareas.