Perfil de puesto:
secretaria ejecutiva administrativa y recepcionista telefónica
empresa:
multiservicios de salud smd s.a de c.v.
departamento:
administración / dirección general
puesto:
secretaria ejecutiva administrativa y recepcionista telefónica.
reporta a:
gerente general / sub director administrativo
1. Objetivo del puesto
ser la primera imagen y punto de contacto de multiservicios de salud smd s.a de c.v., garantizando una experiencia profesional, cálida y eficiente para pacientes, clientes, proveedores y personal interno.
apoyar administrativamente a la gerencia en las tareas operativas y logísticas, asegurando el flujo eficaz de información y el óptimo funcionamiento de la oficina, siempre alineado con los valores y la misión de una empresa privada del sector salud.
2. Funciones y responsabilidades principales
a. Recepción telefónica y atención al cliente (front desk)
· recibir, filtrar y dirigir todas las llamadas entrantes de manera profesional, prioritaria y oportuna.
· atención al cliente: ser el primer contacto para pacientes, clientes y visitantes, brindando información precisa sobre servicios, horarios y procedimientos, así como dar prioridad a las solicitudes de atención médica urgente así como del servicio de ambulancias.
· gestión de agenda de los diferentes médicos generales y especialistas: coordinar y agendar citas, consultas o servicios médicos según la disponibilidad, utilizando el software designado (agenda física o digital).
· manejo de quejas y sugerencias: recibir comentarios de pacientes o familiares y canalizarlos de manera formal al área correspondiente.
· control de asistencia ingreso y egreso: registrar la entrada y salida de todos los colaboradores, visitantes y proveedores, velando por la seguridad y el protocolo de la oficina.
b. Soporte administrativo y secretarial ejecutivo
· manejo de correspondencia (interna y externa): recibir, distribuir y enviar correspondencia física y electrónica (email, oficios).
· redacción y elaboración de documentos: redactar, digitalizar, dar formato a documentos internos, como cartas, oficios, memorandos, informes, presentaciones, minutas de reunión, así como control estadístico de la información de los servicios, intervenciones, traslados y consultas médicas, así como del proceso completo de emisión, solicitud y recepción de facturas.
· gestión de archivo: organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la empresa, garantizando la confidencialidad de la información, especialmente la relacionada con datos sensibles de salud.
· control de inventario: llevar el control de los suministros de papelería, materiales de oficina y productos de limpieza, asi como de los diferentes insumos medicos y equipos biomedicos realizando órdenes de compra cuando sea necesario.
· apoyo logístico: coordinar servicios de mensajería, courier y mantenimiento de equipos.
c. Gestión de información y comunicación
· comunicación interna: servir como enlace de comunicación entre la gerencia y los diferentes departamentos, transmitiendo información relevante de manera clara y efectiva.
· manejo de agenda ejecutiva: gestionar la agenda de la gerencia (reuniones, citas, compromisos), recordando fechas importantes y preparando la documentación necesaria.
· manejo de bases de datos: actualizar y mantener las bases de datos de pacientes, clientes, proveedores, colaboradores, contactos clave y de inventarios con absoluta confidencialidad.
d. Tareas específicas del sector salud (valor agregado)
· manejo de información sensible: comprender y adherirse estrictamente a las políticas de confidencialidad y protección de datos personales y de salud.
· vocabulario técnico básico: familiarizarse con terminología médica y de servicios de salud para una comunicación más efectiva con profesionales y clientes.
· apoyo en trámites: brindar apoyo en la elaboración de formatos, recibos o documentación relacionada con los servicios de salud que se ofrecen.
3. Requisitos y competencias
a. Formación académica
· título de técnico o licenciatura en administración, secretariado ejecutivo, contabilidad, negocios internacionales o afín.
· deseable: cursos o certificaciones en atención al cliente, protocolo o manejo de software administrativo.
b. Experiencia
· experiencia mínima de 2 años en puestos similares (secretariado, asistente administrativo, recepcionista).
· altamente deseable: experiencia previa en el sector salud, clínicas, hospitales, laboratorios o empresas de servicios médicos.
c. Conocimientos técnicos (hard skills)
· dominio avanzado de paquete office: microsoft word (redacción y formato avanzado), excel (tablas, filtros, gráficos básicos), outlook (gestión de correos y agendas) y powerpoint.
· manejo de equipo de oficina: fotocopiadoras, impresoras multifuncionales, scanners y centrales telefónicas.
· manejo de redes sociales y plataformas digitales: para gestión básica de comunicación en redes de la empresa (deseable).
· conocimiento de software especializado: deseable conocimiento en software de gestión médica o administrativa (erp, sap, etc.).
d. Habilidades personales (soft skills)
· comunicación efectiva: excelente ortografía, redacción y capacidad de expresión verbal y escrita.
voz clara y modulada.
· servicio al cliente y empatía: habilidad innata para servir, con paciencia y trato amable, fundamental para tratar con pacientes o clientes en situaciones sensibles.
· organización y multitarea: capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente de manera ordenada y bajo presión, priorizando eficientemente.
· profesionalismo y discreción: actitud ética, confidencialidad absoluta y imagen profesional impecable.
· proactividad y resolución de problemas: capacidad para anticiparse a las necesidades y proponer soluciones a inconvenientes operativos.
· trabajo en equipo: habilidad para integrarse y colaborar de forma armónica con todos los departamentos.
4. Condiciones de trabajo
· jornada laboral: tiempo completo (8 horas), de lunes a viernes.
horario (de 08:00 a 16:00 hrs).
· ambiente de trabajo: oficina dentro de las instalaciones de multiservicios de salud smd s.a de c.v.
· presentación personal: vestimenta formal de oficina (ropa de negocios), acorde a la imagen corporativa de una empresa de salud.
5. Oferta salarial y beneficios
· salario: atractivo y competitivo, acorde con la experiencia y el perfil del candidato.
· prestaciones de ley: (aguinaldo, vacaciones).
· beneficios adicionales:
· capacitación continua.
· posibilidades de crecimiento dentro de la empresa.
· ambiente de trabajo estable y profesional.