Perfil de Puesto: Secretaria Ejecutiva Administrativa y Recepcionista Telefónica Empresa: MULTISERVICIOS DE SALUD SMD S.A de C.V. Departamento: Administración / Dirección General Puesto: Secretaria Ejecutiva Administrativa y Recepcionista Telefónica. Reporta a: Gerente General / Sub Director Administrativo 1. Objetivo del Puesto Ser la primera imagen y punto de contacto de MULTISERVICIOS DE SALUD SMD S.A de C.V., garantizando una experiencia profesional, cálida y eficiente para pacientes, clientes, proveedores y personal interno. Apoyar administrativamente a la gerencia en las tareas operativas y logísticas, asegurando el flujo eficaz de información y el óptimo funcionamiento de la oficina, siempre alineado con los valores y la misión de una empresa privada del sector salud. 2. Funciones y Responsabilidades Principales A. Recepción Telefónica y Atención al Cliente (Front Desk) · Recibir, filtrar y dirigir todas las llamadas entrantes de manera profesional, prioritaria y oportuna. · Atención al Cliente: Ser el primer contacto para pacientes, clientes y visitantes, brindando información precisa sobre servicios, horarios y procedimientos, así como dar prioridad a las solicitudes de atención médica urgente así como del servicio de ambulancias. · Gestión de Agenda de los diferentes médicos generales y especialistas: Coordinar y agendar citas, consultas o servicios médicos según la disponibilidad, utilizando el software designado (agenda física o digital). · Manejo de Quejas y Sugerencias: Recibir comentarios de pacientes o familiares y canalizarlos de manera formal al área correspondiente. · Control de Asistencia ingreso y egreso: Registrar la entrada y salida de todos los colaboradores, visitantes y proveedores, velando por la seguridad y el protocolo de la oficina. B. Soporte Administrativo y Secretarial Ejecutivo · Manejo de Correspondencia (interna y externa): Recibir, distribuir y enviar correspondencia física y electrónica (email, oficios). · Redacción y Elaboración de Documentos: Redactar, digitalizar, dar formato a documentos internos, como cartas, oficios, memorandos, informes, presentaciones, minutas de reunión, así como control estadístico de la información de los servicios, intervenciones, traslados y consultas médicas, así como del proceso completo de emisión, solicitud y recepción de facturas. · Gestión de Archivo: Organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la empresa, garantizando la confidencialidad de la información, especialmente la relacionada con datos sensibles de salud. · Control de Inventario: Llevar el control de los suministros de papelería, materiales de oficina y productos de limpieza, asi como de los diferentes insumos medicos y equipos biomedicos realizando órdenes de compra cuando sea necesario. · Apoyo Logístico: Coordinar servicios de mensajería, courier y mantenimiento de equipos. C. Gestión de Información y Comunicación · Comunicación Interna: Servir como enlace de comunicación entre la gerencia y los diferentes departamentos, transmitiendo información relevante de manera clara y efectiva. · Manejo de Agenda Ejecutiva: Gestionar la agenda de la gerencia (reuniones, citas, compromisos), recordando fechas importantes y preparando la documentación necesaria. · Manejo de Bases de Datos: Actualizar y mantener las bases de datos de pacientes, clientes, proveedores, colaboradores, contactos clave y de inventarios con absoluta confidencialidad. D. Tareas Específicas del Sector Salud (Valor Agregado) · Manejo de Información Sensible: Comprender y adherirse estrictamente a las políticas de confidencialidad y protección de datos personales y de salud. · Vocabulario Técnico Básico: Familiarizarse con terminología médica y de servicios de salud para una comunicación más efectiva con profesionales y clientes. · Apoyo en Trámites: Brindar apoyo en la elaboración de formatos, recibos o documentación relacionada con los servicios de salud que se ofrecen. 3. Requisitos y Competencias A. Formación Académica · Título de Técnico o Licenciatura en Administración, Secretariado Ejecutivo, Contabilidad, Negocios Internacionales o afín. · Deseable: Cursos o certificaciones en atención al cliente, protocolo o manejo de software administrativo. B. Experiencia · Experiencia mínima de 2 años en puestos similares (secretariado, asistente administrativo, recepcionista). · Altamente Deseable: Experiencia previa en el sector salud, clínicas, hospitales, laboratorios o empresas de servicios médicos. C. Conocimientos Técnicos (Hard Skills) · Dominio Avanzado de Paquete Office: Microsoft Word (redacción y formato avanzado), Excel (tablas, filtros, gráficos básicos), Outlook (gestión de correos y agendas) y PowerPoint. · Manejo de Equipo de Oficina: Fotocopiadoras, impresoras multifuncionales, scanners y centrales telefónicas. · Manejo de Redes Sociales y Plataformas Digitales: Para gestión básica de comunicación en redes de la empresa (deseable). · Conocimiento de Software Especializado: Deseable conocimiento en software de gestión médica o administrativa (ERP, SAP, etc.). D. Habilidades Personales (Soft Skills) · Comunicación Efectiva: Excelente ortografía, redacción y capacidad de expresión verbal y escrita. Voz clara y modulada. · Servicio al Cliente y Empatía: Habilidad innata para servir, con paciencia y trato amable, fundamental para tratar con pacientes o clientes en situaciones sensibles. · Organización y Multitarea: Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente de manera ordenada y bajo presión, priorizando eficientemente. · Profesionalismo y Discreción: Actitud ética, confidencialidad absoluta y imagen competente impecable. · Proactividad y Resolución de Problemas: Capacidad para anticiparse a las necesidades y proponer soluciones a inconvenientes operativos. · Trabajo en Equipo: Habilidad para integrarse y colaborar de forma armónica con todos los departamentos. 4. Condiciones de Trabajo · Jornada Laboral: Tiempo completo (8 horas), de lunes a viernes. Horario (de 08:00 a 16:00 hrs). · Ambiente de Trabajo: Oficina dentro de las instalaciones de MULTISERVICIOS DE SALUD SMD S.A de C.V. · Presentación Personal: Vestimenta formal de oficina (ropa de negocios), acorde a la imagen corporativa de una empresa de salud. 5. Oferta Salarial y Beneficios · Salario: Atractivo y competitivo, acorde con la experiencia y el perfil del candidato. · Prestaciones de Ley: (Aguinaldo, Vacaciones). · Beneficios Adicionales: · Capacitación continua. · Posibilidades de crecimiento dentro de la empresa. · Ambiente de trabajo estable y profesional.