Perfil de puesto:secretaria ejecutiva administrativa y recepcionista telefónicaempresa: multiservicios de salud smd s.a de c.v.departamento:administración / dirección generalpuesto:secretaria ejecutiva administrativa y recepcionista telefónica.reporta a:gerente general / sub director administrativo1. Objetivo del puestoser la primera imagen y punto de contacto de multiservicios de salud smd s.a de c.v., garantizando una experiencia profesional, cálida y eficiente para pacientes, clientes, proveedores y personal interno. Apoyar administrativamente a la gerencia en las tareas operativas y logísticas, asegurando el flujo eficaz de información y el óptimo funcionamiento de la oficina, siempre alineado con los valores y la misión de una empresa privada del sector salud.2. Funciones y responsabilidades principalesa. Recepción telefónica y atención al cliente (front desk)· recibir, filtrar y dirigir todas las llamadas entrantes de manera profesional, prioritaria y oportuna.· atención al cliente: ser el primer contacto para pacientes, clientes y visitantes, brindando información precisa sobre servicios, horarios y procedimientos, así como dar prioridad a las solicitudes de atención médica urgente así como del servicio de ambulancias. · gestión de agenda de los diferentes médicos generales y especialistas: coordinar y agendar citas, consultas o servicios médicos según la disponibilidad, utilizando el software designado (agenda física o digital).· manejo de quejas y sugerencias: recibir comentarios de pacientes o familiares y canalizarlos de manera formal al área correspondiente.· control de asistencia ingreso y egreso: registrar la entrada y salida de todos los colaboradores, visitantes y proveedores, velando por la seguridad y el protocolo de la oficina.b. Soporte administrativo y secretarial ejecutivo· manejo de correspondencia (interna y externa): recibir, distribuir y enviar correspondencia física y electrónica (email, oficios).· redacción y elaboración de documentos: redactar, digitalizar, dar formato a documentos internos, como cartas, oficios, memorandos, informes, presentaciones, minutas de reunión, así como control estadístico de la información de los servicios, intervenciones, traslados y consultas médicas, así como del proceso completo de emisión, solicitud y recepción de facturas.· gestión de archivo: organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la empresa, garantizando la confidencialidad de la información, especialmente la relacionada con datos sensibles de salud.· control de inventario: llevar el control de los suministros de papelería, materiales de oficina y productos de limpieza, asi como de los diferentes insumos medicos y equipos biomedicos realizando órdenes de compra cuando sea necesario.· apoyo logístico: coordinar servicios de mensajería, courier y mantenimiento de equipos.c. Gestión de información y comunicación· comunicación interna: servir como enlace de comunicación entre la gerencia y los diferentes departamentos, transmitiendo información relevante de manera clara y efectiva.· manejo de agenda ejecutiva: gestionar la agenda de la gerencia (reuniones, citas, compromisos), recordando fechas importantes y preparando la documentación necesaria.· manejo de bases de datos: actualizar y mantener las bases de datos de pacientes, clientes, proveedores, colaboradores, contactos clave y de inventarios con absoluta confidencialidad.d. Tareas específicas del sector salud (valor agregado)· manejo de información sensible: comprender y adherirse estrictamente a las políticas de confidencialidad y protección de datos personales y de salud.· vocabulario técnico básico: familiarizarse con terminología médica y de servicios de salud para una comunicación más efectiva con profesionales y clientes.· apoyo en trámites: brindar apoyo en la elaboración de formatos, recibos o documentación relacionada con los servicios de salud que se ofrecen.3. Requisitos y competenciasa. Formación académica· título de técnico o licenciatura en administración, secretariado ejecutivo, contabilidad, negocios internacionales o afín.· deseable: cursos o certificaciones en atención al cliente, protocolo o manejo de software administrativo.b. Experiencia· experiencia mínima de 2 años en puestos similares (secretariado, asistente administrativo, recepcionista).· altamente deseable: experiencia previa en el sector salud, clínicas, hospitales, laboratorios o empresas de servicios médicos.c. Conocimientos técnicos (hard skills)· dominio avanzado de paquete office: microsoft word (redacción y formato avanzado), excel (tablas, filtros, gráficos básicos), outlook (gestión de correos y agendas) y powerpoint.· manejo de equipo de oficina: fotocopiadoras, impresoras multifuncionales, scanners y centrales telefónicas.· manejo de redes sociales y plataformas digitales: para gestión básica de comunicación en redes de la empresa (deseable).· conocimiento de software especializado: deseable conocimiento en software de gestión médica o administrativa (erp, sap, etc.).d. Habilidades personales (soft skills)· comunicación efectiva: excelente ortografía, redacción y capacidad de expresión verbal y escrita. Voz clara y modulada.· servicio al cliente y empatía: habilidad innata para servir, con paciencia y trato amable, fundamental para tratar con pacientes o clientes en situaciones sensibles.· organización y multitarea: capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente de manera ordenada y bajo presión, priorizando eficientemente.· profesionalismo y discreción: actitud ética, confidencialidad absoluta y imagen profesional impecable.· proactividad y resolución de problemas: capacidad para anticiparse a las necesidades y proponer soluciones a inconvenientes operativos.· trabajo en equipo: habilidad para integrarse y colaborar de forma armónica con todos los departamentos.4. Condiciones de trabajo· jornada laboral: tiempo completo (8 horas), de lunes a viernes. Horario (de 08:00 a 16:00 hrs).· ambiente de trabajo: oficina dentro de las instalaciones de multiservicios de salud smd s.a de c.v.· presentación personal: vestimenta formal de oficina (ropa de negocios), acorde a la imagen corporativa de una empresa de salud.5. Oferta salarial y beneficios· salario: atractivo y competitivo, acorde con la experiencia y el perfil del candidato.· prestaciones de ley: (aguinaldo, vacaciones).· beneficios adicionales: · capacitación continua. · posibilidades de crecimiento dentro de la empresa. · ambiente de trabajo estable y profesional.