Perfil de Puesto: Secretaria Ejecutiva Administrativa y Recepcionista Telefónica
Administración / Dirección General
Secretaria Ejecutiva Administrativa y Recepcionista Telefónica.
Gerente General / Sub Director Administrativo
Ser la primera imagen y punto de contacto de MULTISERVICIOS DE SALUD SMD S.A de C.V., garantizando una experiencia profesional, cálida y eficiente para pacientes, clientes, proveedores y personal interno. Apoyar administrativamente a la gerencia en las tareas operativas y logísticas, asegurando el flujo eficaz de información y el óptimo funcionamiento de la oficina, siempre alineado con los valores y la misión de una empresa privada del sector salud.
Recepción Telefónica y Atención al Cliente (Front Desk)
· Atención al Cliente: Ser el primer contacto para pacientes, clientes y visitantes, brindando información precisa sobre servicios, horarios y procedimientos, así como dar prioridad a las solicitudes de atención médica urgente así como del servicio de ambulancias.
· Gestión de Agenda de los diferentes médicos generales y especialistas: Coordinar y agendar citas, consultas o servicios médicos según la disponibilidad, utilizando el software designado (agenda física o digital).
· Control de Asistencia ingreso y egreso: Registrar la entrada y salida de todos los colaboradores, visitantes y proveedores, velando por la seguridad y el protocolo de la oficina.
Soporte Administrativo y Secretarial Ejecutivo
· Manejo de Correspondencia (interna y externa): Recibir, distribuir y enviar correspondencia física y electrónica (email, oficios).
· Redacción y Elaboración de Documentos: Redactar, digitalizar, dar formato a documentos internos, como cartas, oficios, memorandos, informes, presentaciones, minutas de reunión, así como control estadístico de la información de los servicios, intervenciones, traslados y consultas médicas, así como del proceso completo de emisión, solicitud y recepción de facturas.
· Gestión de Archivo: Organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la empresa, garantizando la confidencialidad de la información, especialmente la relacionada con datos sensibles de salud.
· Control de Inventario: Llevar el control de los suministros de papelería, materiales de oficina y productos de limpieza, asi como de los diferentes insumos medicos y equipos biomedicos realizando órdenes de compra cuando sea necesario.
· Apoyo Logístico: Coordinar servicios de mensajería, courier y mantenimiento de equipos.
Comunicación Interna: Servir como enlace de comunicación entre la gerencia y los diferentes departamentos, transmitiendo información relevante de manera clara y efectiva.
· Manejo de Agenda Ejecutiva: Gestionar la agenda de la gerencia (reuniones, citas, compromisos), recordando fechas importantes y preparando la documentación necesaria.
· Manejo de Bases de Datos: Actualizar y mantener las bases de datos de pacientes, clientes, proveedores, colaboradores, contactos clave y de inventarios con absoluta confidencialidad.
Manejo de Información Sensible: Comprender y adherirse estrictamente a las políticas de confidencialidad y protección de datos personales y de salud.
· Vocabulario Técnico Básico: Familiarizarse con terminología médica y de servicios de salud para una comunicación más efectiva con profesionales y clientes.
· Apoyo en Trámites: Brindar apoyo en la elaboración de formatos, recibos o documentación relacionada con los servicios de salud que se ofrecen.
Formación Académica
· Título de Técnico o Licenciatura en Administración, Secretariado Ejecutivo, Contabilidad, Negocios Internacionales o afín.
· Deseable: Cursos o certificaciones en atención al cliente, protocolo o manejo de software administrativo.
Experiencia
· Experiencia mínima de 2 años en puestos similares (secretariado, asistente administrativo, recepcionista).
· Altamente Deseable: Experiencia previa en el sector salud, clínicas, hospitales, laboratorios o empresas de servicios médicos.
Dominio Avanzado de Paquete Office: Microsoft Word (redacción y formato avanzado), Excel (tablas, filtros, gráficos básicos), Outlook (gestión de correos y agendas) y PowerPoint.
· Manejo de Equipo de Oficina: Fotocopiadoras, impresoras multifuncionales, scanners y centrales telefónicas.
· Manejo de Redes Sociales y Plataformas Digitales: Para gestión básica de comunicación en redes de la empresa (deseable).
· Conocimiento de Software Especializado: Deseable conocimiento en software de gestión médica o administrativa (ERP, SAP, etc.).
Comunicación Efectiva: Excelente ortografía, redacción y capacidad de expresión verbal y escrita. Servicio al Cliente y Empatía: Habilidad innata para servir, con paciencia y trato amable, fundamental para tratar con pacientes o clientes en situaciones sensibles.
· Trabajo en Equipo: Habilidad para integrarse y colaborar de forma armónica con todos los departamentos.
Jornada Laboral: Jornada completa (8 horas), de lunes a viernes. Horario (de 08:00 a 16:00 hrs).
· Ambiente de Trabajo: Oficina dentro de las instalaciones de MULTISERVICIOS DE SALUD SMD S.A de C.V.
· Presentación Personal: Vestimenta formal de oficina (ropa de negocios), acorde a la imagen corporativa de una empresa de salud.
Salario: Atractivo y competitivo, acorde con la experiencia y el perfil del candidato.
· Prestaciones de Ley: (Aguinaldo, Vacaciones).
· Capacitación continua.
· Ambiente de trabajo estable y profesional.